Jak ewidencjonować rozliczenia dokonywane kartą płatniczą
Firma zawarła niedawno umowę z bankiem o wydanie kart firmowych typu biznes przeznaczonych do regulowania naszych wydatków. W jaki sposób prowadzić ewidencję księgową dotyczącą rozliczeń dokonywanych tymi kartami?
Posiadanie kart płatniczych przez przedsiębiorstwo wywołuje różnorodne zdarzenia gospodarcze, które znajdują swoje odzwierciedlenie w księgach rachunkowych. Ich typowe dekretacje przedstawiamy w tym opracowaniu.
Oferta polskich banków w zakresie kart płatniczych jest duża i bardzo zróżnicowana. Polskie przedsiębiorstwa coraz częściej korzystają z kart firmowych typu biznes, które są wydawane „na firmę”, a używane przez przedstawiciela firmy lub upoważnioną osobę. Najczęściej są to karty debetowe, czyli pozwalające na wypłatę gotówki lub zapłatę za towary do wysokości posiadanych na rachunku środków. Dodatkowo banki oferują także karty kredytowe oraz z odroczoną płatnością (charge), które pozwalają użytkownikowi na korzystanie z przyznanego przez bank limitu kredytowego. W przypadku kart charge za wydatki musimy zapłacić w ciągu miesiąca, natomiast w przypadku kart kredytowych spłatę możemy rozłożyć na wiele miesięcy.
Generalnie na naszym rynku istnieją cztery rodzaje kart płatniczych:
• debetowe - charakteryzujące się tym, że ich posiadacze mogą dokonywać nimi jedynie płatności do wysokości środków zgromadzonych na rachunku bankowym,
• obciążeniowe (typu charge) - charakteryzujące się tym, że posiadacz może w danym miesiącu wykonywać transakcje do wysokości przyznanego przez bank limitu, czyli niezależnie od kwoty środków, które znajdują się na rachunku oszczędnościowym posiadacza karty; posiadanie tej karty wiąże się z ponoszeniem opłat przy wykonywaniu każdej transakcji (zazwyczaj jako procent od kwoty transakcji),
• z odroczonym terminem płatności - charakteryzujące się tym, że mogą nie mieć górnego limitu wydatków, przy czym posiadacz jest zobligowany do spłaty całości zadłużenia w ściśle określonym terminie; w przypadku tych kart nie jest dopuszczalna jedynie częściowa spłata zadłużenia,
• kredytowe - charakteryzujące się istnieniem limitu kredytowego, przy czym spłata zadłużenia w automatyczny sposób zwiększa kwotę dostępnych środków (oczywiście w ramach przyznanego limitu); bank informuje posiadacza o terminie i minimalnej kwocie regulacji zobowiązania.
Używanie karty płatniczej wywołuje zdarzenia gospodarcze, które muszą znaleźć swe odzwierciedlenie w ewidencji rachunkowej. Zdarzenia te można podzielić na związane z obsługą karty i związane z dokonywanymi transakcjami. Typowymi zdarzeniami pierwszej grupy są:
• opłata za wydanie karty płatniczej:
Wn „Usługi obce”
Ma „Bieżący rachunek bankowy”,
• opłata roczna za obsługę karty:
Wn „Rozliczenia międzyokresowe czynne kosztów operacyjnych” (a następnie stopniowe odnoszenie jej w koszty usług)
Ma „Bieżący rachunek bankowy”,
• wykupienie dodatkowego pakietu przenoszącego odpowiedzialność za transakcje dokonane przed zastrzeżeniem karty przez posiadacza:
Wn „Rozliczenia międzyokresowe czynne kosztów operacyjnych” (a następnie stopniowe odnoszenie tego kosztu w koszty usług; wydaje się, że ze względu na niewielkie kwoty opłat za tego typu pakiety nie powinno być uznawane za błędne odniesienie tego wydatku jednorazowo w koszty usług)
Ma „Bieżący rachunek bankowy”,
• wykupienie ubezpieczenia od nieuczciwego wykorzystania karty służbowej przez pracownika:
Wn „Rozliczenia międzyokresowe czynne kosztów operacyjnych” (a następnie stopniowe odnoszenie tego kosztu w koszty usług; naszym zdaniem można analogicznie odnosić go bezpośrednio w koszty usług)
Ma „Bieżący rachunek bankowy”.
W przypadku ewidencjonowania zdarzeń dokonywanych kartą płatniczą bardzo pomocnym urządzeniem ewidencyjnym jest utworzenie konta, które będzie spełniało podobną funkcję jak konto „Środki pieniężne w drodze”. Konto techniczne (np. o nazwie „Rozliczenie transakcji dokonywanych kartą bankową”) będzie wiązało moment faktycznego pobrania z kart środków pieniężnych lub rozliczania się z wydatkowanych środków przez pracowników z wyciągiem bankowym, stanowiącym podstawę zapisów na koncie rachunku bankowego karty. W przypadku posiadania w firmie wielu kart płatniczych celowe byłoby utworzenie odpowiedniej analityki do wskazanego konta rozrachunkowego.
Typowymi zdarzeniami związanymi z rozliczaniem transakcji dokonywanych kartą są:
• pobranie gotówki z bankomatu do kasy:
Wn „Kasa”
Ma „Rozliczenie karty bankowej nr ...”,
• wyciąg bankowy dokumentujący pobranie gotówki:
Wn „Rozliczenie karty bankowej nr ...”
Ma „Bieżący rachunek bankowy” albo wyodrębniony rachunek karty w przypadku wystąpienia rozbieżności pomiędzy kwotą wpłaconą przez pracownika do kasy a kwotą widniejącą na wyciągu bankowym, po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego
Wn lub Ma „Rozrachunki z pracownikami”
Ma lub Wn „Rozliczenie karty bankowej nr ...”,
• pobrana przez bank prowizja od wypłaty gotówkowej z bankomatu:
Wn „Usługi obce”
Ma „Bieżący rachunek bankowy” albo wyodrębniony rachunek karty,
• faktura za zakupione usługi i towary w kraju, opłacone bezpośrednio kartą:
Wn „Usługi obce” lub „Rozliczenie zakupu” lub „Towary” lub „Materiały”
Wn „Rozliczenie podatku VAT naliczonego”
Ma „Rozliczenie karty bankowej nr ...” oraz zamknięcie transakcji na podstawie wyciągu bankowego dokumentującego płatność kartą
Wn „Rozliczenie karty bankowej nr ...”
Ma „Bieżący rachunek bankowy” albo wyodrębniony rachunek karty.
Opłacona za granicą faktura, np. za hotel czy inną usługę, księgowana jest podobnie, z tym że istnieje możliwość powstania różnic kursowych, gdyby koszt usługi księgowany był według średniego kursu NBP z dnia poniesienia kosztu, natomiast zapłata została przeliczona przez bank według innego kursu.
Warto pamiętać, że ustawa o elektronicznych instrumentach płatniczych, która weszła w życie w październiku 2003 r., wprowadziła do naszego porządku prawnego rozwiązania, które w ustawodawstwie europejskim funkcjonują już od kilku lub nawet kilkunastu lat.
Korzyści
Najważniejszą regulacją nowej ustawy stało się ograniczenie odpowiedzialności posiadacza karty płatniczej za transakcje wykonane przez przestępców w przypadku utraty karty. Zgodnie z zaleceniami UE przyjęto ograniczenie odpowiedzialności do kwoty 150 euro w przypadku transakcji dokonanych przed zastrzeżeniem karty oraz całkowite zniesienie odpowiedzialności klienta za transakcje po zastrzeżeniu (art. 28 ust. 2 ustawy o elektronicznych instrumentach płatniczych).
Obecnie wiele banków oferuje bezpłatnie lub płatne wykupienie dodatkowego pakietu przenoszącego odpowiedzialność za transakcje dokonane przed zastrzeżeniem karty przez posiadacza (np. posiadacz zastrzegając swoją kartę przenosi na bank odpowiedzialność za wszystkie transakcje na łączną kwotę przekraczającą 200 zł, dokonane bez jego wiedzy i zgody w ciągu 48 godzin poprzedzających zastrzeżenie karty). Udział własny posiadacza karty jest w tym przypadku jeszcze bardziej ograniczony i wynosi znacznie mniej niż 150 euro.
Inną interesującą opcją ze względu na bezpieczeństwo posiadanych środków finansowych firmy jest możliwość wykupienia ubezpieczenia od nieuczciwego wykorzystania karty służbowej przez pracownika (np. do kwoty 20 000 euro).
• art. 28 ust. 2 ustawy z 12 września 2002 r. o elektronicznych instrumentach płatniczych - Dz.U. Nr 169, poz. 1385; ost.zm. Dz.U. Nr 96, poz. 959
Paweł Muż
Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych
- Codzienne aktualności prawne
- Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
- Bogatą bibliotekę materiałów wideo
- Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty
Masz już konto? Zaloguj się
