Jakie są zasady przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych
Płatnik składek ma obowiązek prowadzić dokumentację ubezpieczeniową każdej osoby, którą zgłasza do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. ZUS czy np. inspekcja pracy mogą zażądać od płatnika udostępnienia dokumentacji ubezpieczeniowej wszystkich osób, które płatnik zgłasza do ubezpieczeń, lub poszczególnych osób.
Płatnicy składek często zastanawiają się, jak długo mają przechowywać dokumenty związane z ubezpieczeniami społecznymi, czyli deklaracje miesięczne, raporty indywidualne, dokumenty wpłat czy dokumenty związane z ustalaniem podstawy wymiaru składek. Ma to duże znaczenie dla odpowiedzialności prawnej płatnika, tym bardziej że przepisy nie w pełni regulują terminy przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych. Nie ma natomiast szczegółowej regulacji, jak przechowywać te dokumenty oraz jakie zabezpieczenia powinien posiadać elektroniczny nośnik tych informacji.
Regulacje związane z przechowywaniem dokumentów tylko częściowo określają zasady przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych. Różnicują przy tym okres ich przechowywania w zależności od rodzaju dokumentu. Z tego względu można wyodrębnić trzy rodzaje dokumentów, które posiadają różne okresy przechowywania. Są to dokumenty:
zgłoszeniowe,
Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych
- Codzienne aktualności prawne
- Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
- Bogatą bibliotekę materiałów wideo
- Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty
