Jak prawidłowo wypłacać ryczałty samochodowe

Koszty używania pojazdów pracowników do celów służbowych pokrywa zakład pracy. Kwotę rozliczenia oblicza się mnożąc liczbę przebytych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr lub mnożąc przyjętą na miesiąc ryczałtową liczbę kilometrów przez stawkę za jeden kilometr. W obydwu przypadkach stawki za kilometr powinny być ustalone przez obie strony w specjalnej umowie (lub przez odwołanie do przepisów wewnątrzzakładowych/ogólnie obowiązujących). Aby skorzystać ze zwolnienia składkowego i ewentualnego podatkowego, stawki zwrotu za jeden kilometr nie mogą przekraczać stawek przyjętych w ogólnie obowiązujących przepisach:

• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,4894 zł,

l dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,7846 zł,

l dla motocykla - 0,2161 zł,

l dla motoroweru - 0,1297 zł.

Pracodawcy rozliczający podróże służbowe lub jazdy miejscowe wyższą stawką muszą oskładkować nadwyżkę.

(?) Przyznaliśmy pracownikowi miesięczny ryczałt samochodowy na pokrycie kosztów podróży służbowych odbywanych własnym autem. Ryczałt stanowi równowartość przejechania 2000 kilometrów według stawki przyjętej w rozporządzeniu stosownie do pojemności skokowej silnika. Czy taki ryczałt będzie zwolniony z podatku dochodowego i składek na ubezpieczenia społeczne?

Takie rozliczenie z pracownikiem uniemożliwia zastosowanie zwolnień podatkowych i składkowych. Refundacja będzie więc stanowić przychód podlegający obydwu tym obciążeniom.