Jak prowadzić dokumentację pracowniczą
Każdy pracodawca, bez względu na liczbę zatrudnionych osób, musi prowadzić akta osobowe oraz inną dokumentację związaną z zatrudnianiem pracowników. Niewypełnianie tego obowiązku jest zagrożone karą grzywny do 5000 zł.
Akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują:
• w części A - dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
• w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
• w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
? Pracownik zwrócił się z prośbą o skserowanie znajdujących się w jego aktach świadectw pracy z poprzednich firm. Czy mamy taki obowiązek?
W aktach osobowych powinny znajdować się kopie świadectw pracy, a nie ich oryginały, które muszą Państwo zwrócić pracownikowi.
Postępowanie Państwa w zakresie prowadzenia akt osobowych jest nieprawidłowe. Z pytania wynika bowiem, że w aktach pracowników są umieszczane oryginały dokumentów. Natomiast w aktach osobowych przechowuje się odpisy lub kopie składanych przez pracownika dokumentów. Pracodawca może zażądać przedstawienia ich oryginałów, ale tylko do wglądu lub sporządzenia odpisu albo kopii. W razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy umieszczenie w aktach oryginalnych dokumentów na pewno będzie zakwestionowane.
Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych
- Codzienne aktualności prawne
- Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
- Bogatą bibliotekę materiałów wideo
- Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty
Masz już konto? Zaloguj się
