Interpretacja indywidualna z dnia 15 listopada 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-3.4012.335.2023.1.PJ

Skoro elektroniczna forma przechowywania dokumentów, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, a także umożliwi dostęp do tych dokumentów, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi i innymi dokumentami dającymi prawo do odliczenia, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej wpłynął 4 września 2023 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

X. (dalej: Wnioskodawca, Spółka), wpisana do rejestru przedsiębiorców (...) jest spółką prawa handlowego i czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Przeważającym przedmiotem działalności Spółki jest działalność agencji reklamowych (PKD 73.11.Z).

Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa usługi oraz towary od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak i również od podmiotów mających siedzibę na terytorium UE oraz innych krajów, których zakup jest dokumentowany fakturami, które dają prawo do odliczenia podatku naliczonego zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Dodatkowo, w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą ponosi ona wydatki związane z podróżami służbowymi pracowników obejmujące m.in. koszty noclegów, koszty przejazdów taksówkami, koszty biletów kolejowych, autobusowych, lotniczych, koszty posiłków, koszty parkingów i opłaty za autostrady.

Z uwagi na skalę prowadzonej działalności, w ciągu każdego miesiąca Wnioskodawca otrzymuje dużą ilość dokumentów papierowych m.in. faktury, rachunki, paragony, bilety, faktury korygujące itp. (dalej łącznie jako „faktury”). Obecnie Wnioskodawca przechowuje faktury, wraz z innymi dokumentami traktowanymi na równi z fakturami, w ich oryginalnej formie, tj. dokumenty otrzymywane elektronicznie są drukowane i przechowywane w formie papierowe, oraz dokumenty otrzymywane papierowo przechowywane są w formie papierowej. Mając na uwadze wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja staje się coraz trudniejsza i wiąże się z koniecznością zwiększania powierzchni archiwum. Taki sposób działania generuje coraz większe koszty obciążające Spółkę. W ramach obowiązującego prawa i w związku z zaistniałą sytuacją, celem minimalizacji kosztów związanych z przechowywaniem dokumentacji papierowej, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania wersji papierowych faktur dokumentujących nabycie usług oraz towarów, w tym także faktur dotyczących zakupów krajowych, zakupów zagranicznych (import usług) oraz faktur korygujących - tj. wszelkich faktur po stronie zakupu. Analogiczne zasady dotyczyłyby również innych dokumentów dających Spółce prawo do odliczenia, które otrzymywałaby w formie papierowej. Spółka planuje przechowywać ww. dokumenty jedynie w formie elektronicznej (skan/pdf).