Jak ewidencjonować wydawanie pracownikom odzieży roboczej oraz wypłatę ekwiwalentów

Spółka oprócz wydawania określonej grupie pracowników odzieży i obuwia ochronnego zamierza pracownikom zajmującym niektóre stanowiska wprowadzić możliwość korzystania z własnej odzieży i obuwia roboczego, wypłacając im za to stosowny ekwiwalent. Spółka ma wątpliwości, czy takie rozwiązanie jest zgodne z prawem  oraz jak należy określić wysokość ekwiwalentu. Ponadto spółka wypłaca ekwiwalent za pranie odzieży, który ustalono w postaci ryczałtu. Jak ewidencjonować wydawanie pracownikom odzieży roboczej oraz wypłatę ekwiwalentów? Czy można ryczałtem płacić za pranie odzieży roboczej?

Przepisy dopuszczają, by jedna grupa pracowników korzystała z przydzielonej odzieży roboczej a inna używała w pracy własne ubrania i buty, otrzymując za to ekwiwalent pieniężny. Jeżeli jednak pracodawca dopuszcza używanie przez pracowników własnej odzieży i obuwia, za ich zgodą, wówczas zobowiązany jest do wypłaty stosownego ekwiwalentu pieniężnego. Pracownicy mają prawo otrzymać go w wysokości uwzględniającej aktualne ceny odzieży i obuwia, natomiast za pranie odzieży roboczej należy się ekwiwalent w wysokości poniesionych przez pracownika kosztów. Sąd Najwyższy stwierdził przy tym, że ryczałt może być traktowany jako ekwiwalentny, jeżeli wypłacona kwota jest odpowiednia do wysokości poniesionych kosztów, a więc wtedy, gdy jej wysokość została określona w stałej kwocie, jeżeli jej wyliczenie uwzględnia rzeczywistą częstotliwość ponoszenia wydatków i mieści się w niewielkiej rozpiętości cen rynkowych. 

Zarówno wydanie zakupionej odzieży roboczej, jak i wypłata ekwiwalentów pieniężnych z tytułu używania własnej dzieży i jej prania ewidencjonowana jest w ciężar kosztów podstawowej działalności operacyjnej (konto zespołu 4 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników”). Szczegóły – w uzasadnieniu.

W każdym zakładzie pracy, gdzie w toku pracy odzież pracownika narażona jest na zanieczyszczenie, uszkodzenie lub zniszczenie, pracodawca ma obowiązek zapewnić nieodpłatnie odzież i obuwie robocze lub wypłacić ekwiwalent za używanie i pranie odzieży będącej własnością pracownika.

Wydawanie odzieży i obuwia roboczego oraz wypłata ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia

Zagadnienia dotyczące dostarczania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, a także związanych z tym wypłat ekwiwalentów pieniężnych regulowane są w Kodeksie pracy (art. 237⁷ k.p). W przepisach tych wskazuje się, że pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

• jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
• ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Przepisy Kodeksu pracy dopuszczają przy tym sytuację, by jedna grupa pracowników korzystała z przydzielonej odzieży roboczej a inna używała własnej odzieży i obuwia, otrzymując ekwiwalent pieniężny. Wskazują na to przepisy art. 237⁷ § 2–4 k.p, które stanowią, że:

§ 2. Pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy.

§ 3. Przepis § 2 nie dotyczy stanowisk, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi.

§ 4. Pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego, zgodnie z § 2, pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny.

Z przywołanych przepisów wynika zatem, że zasady wyposażenia pracowników w odzież i obuwie ochronne oraz związana z tym wypłata ekwiwalentu powinny stanowić część przepisów zakładowych. Takie przepisy powinny jasno określać organizację i porządek w procesie pracy, wskazywać na stanowiska, których zajmowanie bezwzględnie wiąże się z używaniem odzieży i obuwia roboczego, oraz stanowiska, dla których dopuszcza się, za zgodą pracownika, używanie odzieży własnej oraz wypłatę ekwiwalentu uwzględniającego jego aktualne ceny. Kwota ekwiwalentu za używanie odzieży roboczej zależy od jej rodzaju i wartości. To do pracodawcy należy określenie wysokości wydatku, jaki ponosi w związku z kupnem odzieży roboczej pracownik i na tej podstawie określenie odpowiedniej wysokości ekwiwalentu. 

Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej

Kodeks Pracy zobowiązuje pracodawcę do zapewnienia odzieży i obuwia roboczego oraz utrzymanie ich w czystości. Jeśli nie jest to możliwe, czynności te mogą być wykonane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika (por. art. 237⁹ § 1–3 k.p.). Przepisy te nie określają jednak sposobu ustalania wysokości ekwiwalentu, choć jasno wskazują, że ma on rekompensować poniesione koszty. W praktyce dopuszcza się i szeroko stosuje w zakładach pracy wypłatę stałej kwoty w formie ryczałtu ale w wysokości odzwierciedlającej aktualne koszty rynkowe poniesione przez pracownika. Takie postępowanie jako poprawne z punktu widzenia przepisów potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 17 kwietnia 2017 r. (sygn. akt II UK 198/16). Wskazuje w nim:

Dokonując wykładni zawartego w art. 237⁹ § 3 k.p. warunku odpowiadania wysokości wypłacanego przez pracodawcę świadczenia poniesionym przez pracownika kosztom, należy stwierdzić, że nie zastrzeżono metody ustalania wartości ekwiwalentu za pranie ubrań ani nie wyłączono ryczałtowego sposobu dokonywania rozliczeń, pozostawiając tę kwestię stronom stosunku pracy. (…) Inną – przyjętą przez wnioskodawcę - metodą dokonywania rozliczeń kosztów prania odzieży roboczej jest ustalenie stałej kwoty, która ma odpowiadać rzeczywistym kosztom ponoszonym przez pracownika, czyli kwoty ryczałtowej. Tak ustalona kwota nie jest pojęciem konkurencyjnym względem ekwiwalentu. Ryczałt jest ekwiwalentny, jeżeli wypłacona kwota jest odpowiednia do wysokości poniesionych kosztów, a więc wtedy, gdy jej wysokość została określona w stałej kwocie, jeżeli jej wyliczenie uwzględnia rzeczywistą częstotliwość ponoszenia wydatków i mieści się w niewielkiej rozpiętości cen rynkowych.

Wypłata ekwiwalentów a zaliczka na podatek dochodowy i ZUS

Wypłata ekwiwalentów pieniężnych z tytułu używania i prania odzieży roboczej jest przychodem pracownika ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 updof. Przychód ten jest jednak zwolniony z opodatkowania na mocy art. 21 ust. 1 pkt 11 updof, w którym wskazano, że wolne od podatku dochodowego są: 

(…) świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Wypłata ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej nie stanowi również podstawy do naliczenia składek (społecznych i zdrowotnej). Reguluje to § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 2017 r. poz. 1949). Ze zwolnienia określonego w tym przepisie można skorzystać jednak wyłącznie wtedy, gdy wypłacone pracownikowi środki pieniężne spełnią wymogi ekwiwalentu. Przypomnijmy, że na podstawie wcześniej przywołanego wyroku Sądu Najwyższego wypłacany ryczałt odpowiadający rzeczywistym kosztom spełnia wymogi ekwiwalentu.

Odzież ochronna oraz wypłaty ekwiwalentów w księgach rachunkowych

Zakup odzieży i obuwia roboczego dla pracowników należy ewidencjonować w ciężar kosztów działalności operacyjnej w momencie wydania rzeczy pracownikom. Jeżeli ubrania robocze najpierw przyjmowane są do magazynu, a wydawane pracownikom w kolejnych miesiącach, to ewidencja księgowa powinna odbywać się za pośrednictwem konta 31 „Materiały”. Wypłatę ekwiwalentów pieniężnych z tytułu używania i prania odzieży własnej pracownika również obciąża koszty działalności operacyjnej.

Grażyna Skubik 

główna księgowa, praktyk

Treści dostępne dla abonentów IFK Platformy Księgowych i Kadrowych

Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych

• Codzienne aktualności prawne
• Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
• Bogatą bibliotekę materiałów wideo
• Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty

Zamów teraz Masz już konto? Zaloguj się