Jak udokumentować rekompensatę za utratę wartości zwracanego towaru

W jaki sposób należy udokumentować rekompensatę przez kontrahenta kosztów utraty/zmniejszenia wartości zwracanego przez niego towaru? Przedsiębiorca zakupił od nas nową część do maszyny, zamontował ją i używał przez pewien czas, po czym uznał, że nie pasuje, i zwrócił towar. Część ma ślady użytkowania i nie może zostać ponownie sprzedana jako nowa, a jedynie jako używana, więc klient zgodził się pokryć koszty utraty wartości zwracanej części, ponieważ jej używanie wykraczało poza czynności niezbędne do stwierdzenia zgodności zakupionego towaru z zamówieniem. Jak udokumentować obciążenie klienta kosztami zmniejszenia wartości zwracanego towaru, który już nie może zostać sprzedany jako nowy, a jedynie jako używany?