1 września 2023 r. weszło w życie rozporządzenie zmieniające zasady korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF). Regulacje te umożliwiają nadawanie zawężonych uprawnień w KSeF przy dużych strukturach podmiotów (posiadających np. kilka oddziałów/zakładów lub innych wyodrębnionych jednostek wewnętrznych oprócz jednostki macierzystej).

Jeśli faktura zostanie odrzucona przez KSeF, przyjmuje się, że nie została wystawiona.

Faktura wystawiona za pomocą KSeF musi być zgodna z opublikowaną strukturą. Obecnie jest to struktura (2). Obowiązkowe elementy "zwykłej" faktury określa art. 106e ustawy o VAT.

W związku z uchwaleniem obowiązkowego KSeF Minister Finansów przygotował projekt rozporządzenia określając w nim przypadki, w których podatnik nie ma obowiązku stosowania KSeF. Rozporządzenie ma wejść w życie wraz z obowiązkowym KSeF, czyli 1 lipca 2024 r.

14 września 2023 r. w godzinach od 14.00 do 16.00 na środowisku testowym planowana jest aktualizacja API Krajowego Systemu e-Faktur i Aplikacji Podatnika KSeF.

Nabywca towaru lub usługi zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, dokonujący płatności za faktury ustrukturyzowane oraz faktury, o których mowa w art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT, czyli faktury wystawione poza KSeF w związku z niedostępnością systemu, którym następnie został przydzielony numer KSeF, na rzecz innego podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, za pośrednictwem usługi polecenia

Do 30 czerwca 2024 r., aby dostarczać kupującemu faktury za pomocą KSeF, należy mieć jego zgodę.

Od 1 lipca 2024 r. KSeF zasadniczo będzie obowiązkowy, więc powstaje pytanie, co zrobić, gdy system ulegnie awarii, a podatnik nie będzie mógł lub chciał poczekać z wystawieniem faktury do czasu jego naprawienia.

Za pomocą KSeF mogą być wystawiane tylko faktury zgodne z aktualną, opublikowaną strukturą. Dlatego nie wszystkie dokumenty mogą być wystawiane za pomocą KSeF.

1 września 2023 r. weszło w życie rozporządzenie zmieniające zasady korzystania z Krajowego Systemu e_faktur (KSeF). Regulacje te umożliwiają nadawanie zawężonych uprawnień w Krajowym Systemie e–Faktur przy dużych strukturach podmiotów (posiadających np. kilka oddziałów (zakładów) lub innych wyodrębnionych jednostek wewnętrznych oprócz jednostki macierzystej).

Od 1 września 2023 r. do ustawy o VAT dodano przepis, który zwalnia podatników z obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych, w sytuacji gdy w miesiącu otrzymania zapłaty dla danej czynności powstał obowiązek podatkowy. Wprowadzono również możliwość wystawiania w KSeF faktur korygujących do faktur, które nie były wystawione w KSeF.

Kalendarium wydarzeń wrzesień 2023 r.

W związku z uchwaleniem obowiązkowego KSeF Minister Finansów przygotował projekt rozporządzenia określając w nim przypadki, w których podatnik nie ma obowiązku stosowania KSeF. Rozporządzenie ma wejść w życie wraz z obowiązkowym KSeF, czyli 1 lipca 2024 r.

1 września 2023 r. weszło w życie rozporządzenie zmieniające zasady korzystania z Krajowego Systemu e_faktur (KSeF). Regulacje te umożliwiają nadawanie zawężonych uprawnień w Krajowym Systemie e–Faktur przy dużych strukturach podmiotów (posiadających np. kilka oddziałów (zakładów) lub innych wyodrębnionych jednostek wewnętrznych oprócz jednostki macierzystej).

MF poinformował, że udostępnił zaktualizowaną wersję Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który obsługuje strukturę logiczną FA(2). Od 1 września 2023 r. przedsiębiorcy korzystający z KSeF wystawiają e-Faktury wyłącznie w strukturze FA(2).

Ministerstwo Finansów zapewnia, że Krajowy System e-Faktur działa prawidłowo. KSeF jest na bieżąco monitorowany przez Ministerstwo Finansów, a dane z wystawionych faktur są bezpieczne. Zarówno dane w ramach KSeF, jak i komunikacja są szyfrowane. Autoryzacja w systemie jest zabezpieczona na najwyższym z dostępnych poziomów. W celu uwierzytelnienia zakłada się bowiem bezpieczeństwo systemu certyfikatów

Resort finansów udostępnił zaktualizowaną wersję Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który obsługuje strukturę logiczną FA(2). Od 1 września 2023 r. przedsiębiorcy korzystający z KSeF wystawiają e-Faktury wyłącznie w strukturze FA(2). Wdrożenie KSeF to wiele korzyści podatkowych i biznesowych dla przedsiębiorców.

Jednolity Plik Kontrolny dla faktur (JPK_FA) i KSeF to dwa różne systemy związane z fakturami elektronicznymi. Zasadnicze różnice między JPK_FA a fakturą ustrukturyzowaną w ramach KSeF przedstawiamy w poniższej tabeli.

Polski przedsiębiorca świadczący usługi dla podmiotów, które nie mają siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, ma obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej dla takiego podmiotu.

W kwestii odpowiedzialności przepisy najczęściej posługują się pojęciem osoby wystawiającej fakturę. Jeśli chodzi o KSeF, to nie jest znane stanowisko organów Ministerstwa Finansów w tym zakresie.

W Krajowym Systemie e-Faktur przewidziano trzy mechanizmy. Pierwszy z nich to mechanizm awarii. W przypadku awarii KSeF, po wystawieniu faktury ustrukturyzowanej mamy 7 dni na jej przesłanie do KSeF.

Generalna zasada, która pojawia się w ustawie wprowadzającej obligatoryjny system faktur ustrukturyzowanych mówi o tym, że podatnik mający stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce będzie zobowiązany do tego, żeby wystawiać faktury ustrukturyzowane. Od tej zasady będą pewne odstępstwa.

Podatnicy, którzy przyzwyczajeni są do papierowego obiegu faktur będą się zastanawiać, czy warto i czy trzeba przechodzić na obieg elektroniczny.

Od 1 września 2023 r. zmieniają się zasady dokumentowania zaliczek. Zmiany wprowadziła ustawa o obowiązkowym KSeF.