Jak udokumentować zwrot nienależnej zaliczki na poczet dywidendy

Spółka komandytowo-akcyjna wypłaciła w 2022 r. ówczesnemu komplementariuszowi zaliczki na poczet zysku (nie był pobierany podatek w trakcie wypłaty). 31 grudnia 2022 r. komplementariusz ten utracił prawa komplementariusza. Obecnie nie może on mieć udziału w zysku za 2022 r., gdyż zasadą jest wypłata zysku osobom posiadającym status komplementariusza na dzień podjęcia uchwały o wypłacie zysku (uchwała została podjęta w maju 2023 r.). Komplementariusz chce zwrócić w całości środki z zaliczek do spółki. Czy w tym przypadku istnieje konieczność sporządzania jakiejś dodatkowej dokumentacji czy wystarczy na przykład mailowe wezwanie od spółki do zwrotu środków? Jakie dokumenty muszą zaistnieć, aby dokonać tego zwrotu zgodnie z przepisami i procedurami?