do góry
Bezpłatny dostęp na 30 dni do INFORFK skorzystaj
Pobieranie danych...
Powrót do menu głównego
 
drukuj pomniejsz czcionkę pomniejsz czcionkę powiększ czcionkę
Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń 12/2021, data dodania: 22.11.2021

Porada w trakcie aktualizacji

Składniki wynagrodzenia w podstawie zasiłkowej - co powinny określać postanowienia wewnątrzzakładowe lub umowa o pracę

Obok ustawy zasiłkowej, regulującej zasady ustalania podstawy wymiaru zasiłków, istotne znaczenie w tym zakresie mają też postanowienia wewnątrzzakładowe (najczęściej regulamin wynagradzania lub układ zbiorowy pracy) obowiązujące u płatnika składek. Z treści tych postanowień jednoznacznie powinno wynikać: w szczególności czy dany składnik wynagrodzenia (od którego odprowadzono składkę chorobową) przysługuje, lub nie, za okres pobierania zasiłków, w jaki sposób jest zmniejszany za ten okres, czy został wypracowany przez pracownika czy grupę pracowników, a w razie rezygnacji z jego wypłaty - czy definitywnie zaprzestano jego wypłaty, czy włączono go do innego składnika pensji pracowniczej. Uregulowanie tych zasad pozwoli na prawidłowe ustalenie wysokości świadczenia chorobowego i uchroni przed jej zakwestionowaniem w razie kontroli ZUS.

Zasady uwzględniania składników wynagrodzenia w podstawie zasiłkowej może też określać umowa o pracę, jeżeli płatnik nie wprowadził aktów wewnątrzzakładowych ze względu na brak takiego obowiązku (np. zatrudnienie poniżej 50 pracowników). Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby wprowadzić postanowienia wewnątrzzakładowe w tym zakresie, mimo że płatnik nie jest do tego zobowiązany. Uregulowanie w postanowieniach wewnątrzzakładowych lub umowie o pracę zasad uwzględniania składników wynagrodzenia w podstawie zasiłkowej ogranicza przede wszystkim ryzyko uznaniowości czy błędów płatnika.

Należy przy tym pamiętać, aby równo traktować wszystkich ubezpieczonych, bez względu na płeć, rasę, pochodzenie etniczne, narodowość, stan cywilny oraz stan rodzinny, w zakresie obliczania wysokości przysługujących im świadczeń. Ubezpieczony, który uważa, że nie zastosowano wobec niego zasady równego traktowania, ma prawo dochodzić roszczeń z tytułu świadczeń z ubezpieczenia społecznego przed sądem (art. 2a ustawy systemowej).

Składniki przysługujące za okres pobierania zasiłku

Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu albo umowy o pracę (pkt 284 komentarza ZUS do ustawy zasiłkowej z kwietnia 2019 r.), jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku. Przez zachowanie prawa do składnika wynagrodzenia należy rozumieć sytuację, w której składnik przysługuje pracownikowi w pełnej wysokości za okres pobierania zasiłku. Jeżeli jest zmniejszany za ten okres (bez względu na to, czy proporcjonalnie czy w inny sposób), należy uwzględnić go w podstawie zasiłkowej.

Wzór 1. Postanowienia ws. premii regulaminowej w podstawie wymiaru zasiłku

(…) § 6. [Premia regulaminowa w podstawie wymiaru zasiłku]

1. Pracownikowi przysługuje premia regulaminowa za czas przepracowany w wysokości procentowej ustalonej według zasad określonych w § 5 Regulaminu i obliczonej od wynagrodzenia zasadniczego (proporcjonalnie).

2. Premia, o której mowa w ust. 1, podlega wliczeniu do podstawy wymiaru świadczeń z tytułu choroby i macierzyństwa w wysokości po uzupełnieniu według zasad określonych w ustawie z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych w razie choroby i macierzyństwa.

PRZYKŁAD

Z regulaminu wynagradzania wynika, że pracownicy mają prawo do miesięcznej premii regulaminowej wypłacanej w wysokości procentowej z przedziału 5-40% wynagrodzenia zasadniczego pracownika. Zatem w przypadku niezdolności do pracy podstawa do ustalenia wysokości premii jest zmniejszana proporcjonalnie. Oznacza to, że taką premię należy uwzględnić, po uzupełnieniu, w podstawie wymiaru zasiłku (oblicza się ją od wynagrodzenia za pełny miesięczny wymiar czasu pracy i w tej wysokości uwzględnia w podstawie zasiłkowej).

W przypadku braku postanowień o zachowaniu prawa do składnika wynagrodzenia za okres pobierania zasiłku uznaje się, że składnik nie przysługuje za ten okres i powinien zostać wliczony do podstawy wymiaru świadczenia.

PRZYKŁAD

Pracownicy otrzymują nagrody miesięczne, o wysokości których decyduje ich przełożony. Prawo do tego składnika wynagrodzenia za okresy niezdolności do pracy z powodu choroby i macierzyństwa nie zostało określone w regulaminie wynagradzania. Należy zatem uznać, że składnik ten nie przysługuje za te okresy i podlega wliczeniu do podstawy zasiłkowej.

PRZYKŁAD

Pracownicy otrzymują nagrody. Regulamin wynagradzania nie wskazuje okresu, za jaki nagroda przysługuje, ani nie określa, czy pracownik zachowuje do niej prawo za niezdolność do pracy z powodu choroby i macierzyństwa. Należy przyjąć, że składnik ten nie przysługuje za te okresy i podlega wliczeniu do podstawy zasiłkowej za miesiąc, w którym dokonano jego wypłaty, bez uzupełnienia, w kwocie faktycznie wypłaconej.

Jeżeli mimo braku odpowiednich postanowień wewnątrzzakładowych lub zapisów w umowie o pracę pracodawca udokumentuje, że wypłaca dany składnik wynagrodzenia za okres pobierania zasiłku, tego składnika nie należy uwzględniać w podstawie zasiłkowej.

PRZYKŁAD

Pracownik był niezdolny do pracy w listopadzie 2021 r. Jest wynagradzany stawką stałą i miesięcznym dodatkiem motywacyjnym, który otrzymują również pozostali pracownicy. Regulamin wynagradzania nie określa zasad wypłaty dodatku motywacyjnego za okresy pobierania świadczeń chorobowych i z tytułu macierzyństwa, ale wszyscy pracownicy otrzymują go w pełnej wysokości za te okresy. Oznacza to, że dodatku nie należy uwzględniać w podstawie zasiłkowej ustalonej pracownikowi z okresu od listopada 2020 r. do października 2021 r.

PRZYKŁAD

Pracodawca wypłaca premie regulaminowe w wysokości procentowej. Zgodnie z regulaminem wynagradzania premia przysługuje w pełnej wysokości (obliczanej od wynagrodzenia zasadniczego) w przypadku niezdolności do pracy z powodu choroby trwającej nie dłużej niż 5 dni. Jeżeli niezdolność do pracy jest dłuższa, premia nie przysługuje. W listopadzie 2021 r. pracownik był niezdolny do pracy z powodu choroby przez 3 dni, a w grudniu 2021 r. - przez 10 dni. W podstawie wymiaru świadczenia chorobowego za listopad nie należy uwzględniać premii. Trzeba ją wliczyć do podstawy zasiłkowej ustalanej dla niezdolności do pracy w grudniu.

Składniki wynagrodzenia uzależnione od wyników grupy

Składniki wynagrodzenia nieuzależnione bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale zależne od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy, wypłacane niezależnie od absencji pracownika, nie są wliczane do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych. Informacja o rodzaju tych składników powinna zostać zawarta w postanowieniach wewnątrzzakładowych (lub umowie o pracę).

Wzór 2. Postanowienia ws. prowizji działowej w podstawie wymiaru zasiłku

(…) § 7. [Prowizja działowa w podstawie wymiaru zasiłku]

1. Pracownikowi działu sprzedaży przysługuje prowizja działowa w wysokości procentowej ustalonej według zasad określonych w § 4 Regulaminu i obliczonej od przychodu ze sprzedaży osiągniętego przez cały dział.

2. Prowizja, o której mowa w ust. 1, nie podlega wliczeniu do podstawy wymiaru świadczeń z tytułu choroby i macierzyństwa.

PRZYKŁAD

Pracodawca wypłaca pracownikom działu sprzedaży prowizję działową - składnik w wysokości procentowej uzależnionej od przychodów osiągniętych przez wszystkich pracowników tego działu. Prowizję otrzymują też osoby z prawem do zasiłków. Tego składnika wynagrodzenia nie należy uwzględniać w podstawie zasiłkowej.

Zmniejszenie składnika wynagrodzenia za okres niezdolności do pracy z powodu choroby i macierzyństwa

Pracodawca, który na podstawie postanowień wewnątrzzakładowych zmniejsza składnik wynagrodzenia za okresy usprawiedliwionej nieobecności w pracy w sposób inny niż proporcjonalny do tych okresów, powinien uwzględnić ten składnik w podstawie zasiłkowej w wysokości faktycznie wypłaconej (bez uzupełnienia). Zasada ta będzie miała zastosowanie również w przypadku, gdy postanowienia wewnątrzzakładowe:

  • nie będą wyraźnie określać sposobu pomniejszenia składnika wynagrodzenia za okresy pobierania zasiłków oraz
  • pracownik nie zachowa prawa do składnika wynagrodzenia.

Pracodawca powinien zatem precyzyjnie określić w postanowieniach wewnątrzzakładowych lub umowie o pracę, które składniki wynagrodzenia pomniejsza w inny sposób niż proporcjonalnie i do których pracownik w ogóle nie zachowuje prawa ze względu na pobieranie zasiłku.

Wzór 3. Postanowienia ws. nagrody miesięcznej w podstawie wymiaru zasiłku

(…) § 8. [Nagroda miesięczna w podstawie wymiaru zasiłku]

1. Pracownikom przysługuje nagroda miesięczna na zasadach określonych w § 3 Regulaminu.

2. Nagroda, o której mowa w ust. 1, za okres pobierania zasiłków przez okres:

  • do 10 dni - jest zmniejszana o 30%,
  • powyżej 10 dni - nie przysługuje.

3. Nagroda podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru świadczeń z tytułu choroby i macierzyństwa w kwocie faktycznej, bez uzupełnienia.

Zaprzestanie wypłaty składnika wynagrodzenia

W sytuacji gdy pracodawca podejmie decyzję o zaprzestaniu wypłaty danego składnika wynagrodzenia, do którego prawo wynikało z postanowień wewnątrzzakładowych lub umowy o pracę (względnie innego dokumentu, na podstawie którego nawiązano stosunek pracy), powinien to uregulować formalnie (zmienić postanowienia wewnątrzzakładowe i umowę o pracę).

Wówczas od daty, od której pracownicy utracą prawo do składnika wynagrodzenia, podstawę wymiaru zasiłku przysługującego za okres od tej daty należy ustalić z wyłączeniem tego składnika. Nie dokonuje się tego wyłączenia w sytuacji, gdy składnik wynagrodzenia zostanie włączony w całości lub w części do innego lub zamieniony na inny składnik wynagrodzenia. O tym powinny przesądzać postanowienia wewnątrzzakładowe lub umowa o pracę.

Wzór 4. Postanowienia ws. premii kwartalnej w podstawie wymiaru zasiłku

(…) § 9. [Premia kwartalna w podstawie wymiaru zasiłku]

1. Od 1 stycznia 2022 r. pracodawca zaprzestaje wypłaty premii kwartalnej, o której mowa w § 2 Regulaminu.

2. Wysokość świadczeń z tytułu choroby i macierzyństwa określona w przepisach Kodeksu pracy i ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych w razie choroby i macierzyństwa, do których prawo powstanie, począwszy od 1 stycznia 2022 r., będzie ustalana bez uwzględniania premii, o której mowa w ust. 1.

PRZYKŁAD

Pracownik stał się niezdolny do pracy w grudniu 2021 r. i przebywał na zwolnieniu lekarskim również w styczniu 2022 r. Podstawę wymiaru przysługującego mu świadczenia chorobowego płatnik ustalił z okresu od grudnia 2020 r. do listopada 2021 r. Osoba ta ma prawo do stałego wynagrodzenia zasadniczego i premii kwartalnej ustalanej za czas faktycznie przepracowany. Od 1 stycznia 2022 r. premia kwartalna nie będzie wypłacana ani nie zostanie zamieniona na inny składnik. Zatem pracodawca powinien ją wyłączyć z podstawy wymiaru świadczenia chorobowego przysługującego pracownikowi za styczeń 2022 r.

PODSTAWA PRAWNA:

  • art. 37, art. 41-42 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1133; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1834

  • art. 2a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1981

  • art. 772 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162

Bożena Pęśko

specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem w dziale kadrowo-płacowym

Jeżeli w tym artykule nie znalazłeś rozwiązania swojego problemu – napisz redakcja2@inforfk.pl

Powiązane dokumenty

Potrzebujesz pomocy?
Konsultanci pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 17:00
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od IFK Platforma Księgowych
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK