ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA RODZINY, PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ1)
z dnia 30 grudnia 2016 r.
w sprawie świadectwa pracy
z dnia 30 grudnia 2016 r. (Dz.U. z 2016 r., poz. 2292)
t.j. z dnia 3 lipca 2018 r. (Dz.U. z 2018 r., poz. 1289)
t.j. z dnia 22 października 2020 r. (Dz.U. z 2020 r., poz. 1862)
(ostatnia zmiana: Dz.U. z 2023 r., poz. 912)
Na podstawie art. 97 § 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320) zarządza się, co następuje:
§ 1.[Zakres przedmiotowy] Rozporządzenie określa:
1) szczegółową treść świadectwa pracy;
2) sposób i tryb wydawania świadectwa pracy;
3) sposób i tryb prostowania i uzupełniania świadectwa pracy;
4) pomocniczy wzór świadectwa pracy.
§ 2.[Informacje zamieszczane w świadectwie pracy] 1. W świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, dotyczące:
1) okresu lub okresów zatrudnienia;
2) wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy;
3) rodzaju wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji;
4) trybu i podstawy prawnej rozwiązania lub podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem – strony stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia;
5) okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, zwanej dalej „Kodeksem pracy”;
5a) [1] zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 1481 § 1 Kodeksu pracy, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
6) urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystanego w tym roku;
6a) [2] urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
7) wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia;
8) wykorzystanego urlopu ojcowskiego;
9) wykorzystanego urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia;
10) wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia;
11) okresu, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 1868 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy;
12) zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
12a) [3] liczby dni pracy zdalnej, przewidzianej w art. 6733 § 1 Kodeksu pracy, wykonywanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
13) liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
14) okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych;
15) okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;
16) wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy;
17) okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty;
18) zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym;
19) należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych;
20) informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach – na żądanie pracownika.
2. W świadectwie pracy zamieszcza się pouczenie o prawie pracownika wystąpienia z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy, a w razie nieuwzględnienia tego wniosku przez pracodawcę – o prawie wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy przez pracodawcę, a w przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy – o prawie wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy.
2a. Pracodawca będący agencją pracy tymczasowej zamieszcza w świadectwie pracy wydawanym pracownikowi tymczasowemu także informacje dotyczące każdego pracodawcy użytkownika, na rzecz którego pracownik wykonywał pracę tymczasową na podstawie umowy o pracę oraz okresów wykonywania takiej pracy.
3. Pomocniczy wzór świadectwa pracy zawiera załącznik do rozporządzenia.
§ 3.[Upoważnienie innej osoby do odbioru świadectwa pracy] W przypadku upoważnienia przez pracownika innej osoby do odbioru świadectwa pracy upoważnienie może być dostarczone pracodawcy w postaci papierowej lub elektronicznej.
§ 4.(uchylony).
§ 5.[Sporządzanie świadectwa pracy w razie wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika] W razie wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika, pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych zmarłego pracownika. Na wniosek małżonka lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, a w razie braku takich osób – innej osoby będącej spadkobiercą tego pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, pracodawca wydaje świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.
§ 6.(uchylony).
§ 7.[Sprostowanie] 1. Pracodawca zawiadamia pracownika – w postaci papierowej lub elektronicznej – o negatywnym rozpatrzeniu wniosku o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 7 dni od dnia otrzymania tego wniosku. W razie uwzględnienia wniosku, pracodawca wydaje pracownikowi w tym terminie nowe świadectwo pracy.
2. W razie uwzględnienia przez sąd pracy powództwa pracownika o sprostowanie świadectwa pracy pracodawca wydaje pracownikowi nowe świadectwo pracy, w ciągu 7 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie.
3. W razie prawomocnego orzeczenia sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania z tytułu niezgodnego z przepisami prawa wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia pracodawca, na żądanie pracownika, w ciągu 7 dni od dnia przedłożenia przez pracownika świadectwa pracy, uzupełnia treść wydanego mu uprzednio świadectwa pracy o dodatkową informację o tym orzeczeniu.
4. Jeżeli orzeczenie, o którym mowa w ust. 3, zostało wydane w związku z rozwiązaniem przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę, pracodawca wydaje pracownikowi, w terminie określonym w ust. 2, nowe świadectwo pracy zawierające informację o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę.
4a. W razie zawarcia ugody skutkującej koniecznością wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy pracodawca wydaje pracownikowi nowe świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia zawarcia lub zatwierdzenia ugody przez sąd.
4b. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie nowego lub uzupełnionego świadectwa pracy pracownikowi w terminie określonym w ust. 1–4a nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe albo doręcza je w inny sposób.
5. W przypadkach określonych w ust. 1 zdanie drugie oraz w ust. 2, 4 i 4a pracodawca, najpóźniej w dniu wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy, usuwa z akt osobowych pracownika i niszczy poprzednio wydane świadectwo pracy w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści.
§ 8.[Odpowiednie stosowanie przepisów] Przepis § 7 ust. 2 i 5 stosuje się odpowiednio w razie uwzględnienia przez sąd pracy powództwa pracownika o odszkodowanie w związku z niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy.
§ 9.[Uzupełnienie treści świadectwa pracy o informację o wydanym orzeczeniu sądu pracy] 1. W razie prawomocnego orzeczenia sądu pracy o odszkodowaniu na rzecz pracodawcy z tytułu nieuzasadnionego rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 § 11 Kodeksu pracy, pracownik w ciągu 7 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie przedkłada pracodawcy wydane mu świadectwo pracy w celu uzupełnienia treści tego świadectwa o informację o wydanym orzeczeniu sądu pracy.
2. W razie niespełnienia obowiązku, o którym mowa w ust. 1, pracodawca wzywa pracownika do przedłożenia świadectwa pracy w ciągu 7 dni od otrzymania wezwania w celu zamieszczenia takiej informacji w świadectwie pracy. Pracodawca uzupełnia świadectwo pracy i wydaje je pracownikowi w ciągu 7 dni od przedłożenia go przez pracownika. Przepis § 7 ust. 4b stosuje się odpowiednio.
§ 10.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2017 r.2)
1) Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej kieruje działem administracji rządowej - praca, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (Dz. U. poz. 2267).
2) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz. U. poz. 282, z 2002 r. poz. 1809, z 2003 r. poz. 2289 oraz z 2011 r. poz. 1509), które utraciło moc z dniem wejścia w życie ustawy z dnia 16 grudnia 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców (Dz. U. poz. 2255).
Załącznik do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
z dnia 30 grudnia 2016 r.
WZÓR – ŚWIADECTWO PRACY [4]
[1] § 2 ust. 1 pkt 5a dodany przez § 1 pkt 1 lit. a) rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 11 maja 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. poz. 912). Zmiana weszła w życie 23 maja 2023 r.
[2] § 2 ust. 1 pkt 6a dodany przez § 1 pkt 1 lit. b) rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 11 maja 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. poz. 912). Zmiana weszła w życie 23 maja 2023 r.
[3] § 2 ust. 1 pkt 12a dodany przez § 1 pkt 1 lit. c) rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 11 maja 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. poz. 912). Zmiana weszła w życie 23 maja 2023 r.
[4] Załącznik w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 11 maja 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. poz. 912). Zmiana weszła w życie 23 maja 2023 r.
