Jak zgodnie z nowymi przepisami prowadzić dokumentację pracowniczą, która nie zalicza się do akt osobowych

Chcemy prowadzić dokumentację kadrową zgodnie z nowymi przepisami. Czy w związku z tym karty urlopowe oraz ewidencja przydziału odzieży roboczej muszą być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika, tzn. w osobnych skoroszytach lub teczkach, czy może być prowadzona wspólnie w jednym skoroszycie z możliwością w każdej chwili wyjęcia dokumentacji jednego pracownika w celu jej okazania osobie zainteresowanej, np. samemu pracownikowi?

Przepisy nie określają, na czym polega prowadzenie dokumentacji „oddzielnie” dla każdego pracownika. Pracodawcy przechowujący dokumentację pracowniczą w odrębnych zbiorach (np. w oddzielnych teczkach czy segregatorach) założonych indywidualnie dla każdego pracownika z pewnością nie narażą się na zarzut prowadzenia dokumentacji w nieprawidłowy sposób. Należy uznać, że nie popełnią błędu również pracodawcy, u których dokumentacja pracownicza będzie przechowywana w jednym zbiorze tematycznym dla wszystkich pracowników (np. w jednym segregatorze), pod warunkiem że każdy dokument znajdujący się w tym zbiorze będzie stworzony oddzielnie dla każdego pracownika, z możliwością każdorazowego dostępu osoby upoważnionej do tego dokumentu.