do góry
Bezpłatny dostęp na 30 dni do INFORFK skorzystaj
Pobieranie danych...
Powrót do menu głównego
 
drukuj pomniejsz czcionkę pomniejsz czcionkę powiększ czcionkę
Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń 12/2021, data dodania: 23.11.2021

Porada aktualna na dzień 08-12-2021

Czy pracodawca może pozyskać od kandydata do pracy informację o adresach potrzebnych do wypełnienia zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego

PROBLEM

Chcemy zatrudnić nowego pracownika. Czy od kandydata do pracy można żądać podania różnych rodzajów adresów? Chodzi nam o informację o adresach: zamieszkania, zameldowania oraz do korespondencji. Dane te są potrzebne, aby zgłosić pracownika do ubezpieczenia społecznego (ZUS ZUA). Chcielibyśmy uzyskać te dane jeszcze przed zawarciem z kandydatem umowy o pracę.

RADA

Nie mogą Państwo uzyskać tych danych od kandydata do pracy. Pracodawca ma możliwość przetwarzania takich danych osobowych, jak adresy: zamieszkania, zameldowania czy do korespondencji, które są potrzebne do poprawnego wypełnienia formularza ZUS ZUA, dopiero po zawarciu z pracownikiem stosunku pracy. Żądanie ich podania na etapie rekrutacji jest przedwczesne, ponieważ obowiązek zgłoszenia pracownika do ZUS powstaje dopiero od dnia nawiązania stosunku pracy.

UZASADNIENIE

W procesie zatrudnienia możemy mówić o dwóch etapach pozyskiwania danych. W pierwszym etapie podmiotem danych jest kandydat do pracy, który dopiero może zostać pracownikiem. W drugim jest nim już osoba, z którą zawarto umowę o pracę.

Dane wymagane od kandydata do pracy i pracownika. Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

- imię (imiona) i nazwisko,

- datę urodzenia,

- dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,

- wykształcenie,

- kwalifikacje zawodowe,

- przebieg dotychczasowego zatrudnienia

(art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy).

Podanie danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia jest dopuszczalne, gdy jest to niezbędne podczas weryfikacji kompetencji kandydata do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Z kolei od pracownika pracodawca ma prawo żądać podania dodatkowo, niezależnie od danych, które mógł pozyskać w toku rekrutacji, także innych danych, w tym adresu zamieszkania (art. 22¹ § 3 Kodeksu pracy).

Ponadto pracodawca może żądać podania danych osobowych innych niż dane wymagane od kandydata do pracy i dane wymagane od pracownika, gdy jest to konieczne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 22¹ § 4 Kodeksu pracy).

Zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń społecznych. Zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń społecznych zawiera m.in. takie dane, jak adres zameldowania w stałym miejscu pobytu, adres zamieszkania, jeżeli jest inny niż adres zameldowania, adres do korespondencji, jeżeli jest inny niż adres zameldowania i adres zamieszkania (art. 36 ust. 10 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Podkreślić jednak należy, że pracodawca dokonuje zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, tj. od dnia nawiązania stosunku pracy (art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Pracownicze ubezpieczenie trwa bowiem od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia ustania tego stosunku. Wskazany przepis ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie zakazuje podjęcia lub dopuszczenia pracownika do pracy przed zgłoszeniem go do ZUS, tak jak to jest w przypadku np. wstępnych badań lekarskich. Należy więc przyjąć, że jeśli chodzi o dane zbierane w celu zgłoszenia pracownika do ubezpieczenia społecznego, to pracodawca ma prawo pozyskiwać je dopiero od pracownika, ponieważ ze względu na termin dokonania tej czynności w ZUS, wynoszący 7 dni od dnia nawiązania stosunku pracy, nie można w tym przypadku mówić o niezbędności ich pozyskania dla zrealizowania obowiązku na etapie przeprowadzania rekrutacji.

WAŻNE

Dane osobowe do zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych można pozyskiwać od pracownika, a nie od kandydata do pracy.

Zatem pracodawca ma możliwość przetwarzania takich danych osobowych, jak adres zameldowania, adres zamieszkania i adres do korespondencji, niezbędnych do wypełnienia formularza ZUS ZUA, dopiero po zawarciu z pracownikiem stosunku pracy. Żądanie ich podania na etapie rekrutacji jest niedozwolone, ponieważ obowiązek zgłoszenia pracownika do ZUS istnieje dopiero od dnia nawiązania stosunku pracy.

PODSTAWA PRAWNA:

art. 22¹ § 1-4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162

art. 13 pkt 1, art. 36 ust. 4 i ust. 10 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1981

Tomasz Szyja

specjalista w Departamencie Orzecznictwa i Legislacji UODO

Jeżeli w tym artykule nie znalazłeś rozwiązania swojego problemu – napisz redakcja2@inforfk.pl

Powiązane dokumenty

Potrzebujesz pomocy?
Konsultanci pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 17:00
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od IFK Platforma Księgowych
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK