do góry
Bezpłatny dostęp na 30 dni do INFORFK skorzystaj
Pobieranie danych...
Powrót do menu głównego
 
drukuj pomniejsz czcionkę pomniejsz czcionkę powiększ czcionkę
Monitor Księgowego 11/2021, data dodania: 20.10.2021

Porada aktualna na dzień 08-12-2021

Czy diety i ryczałty za podróże kierowców zwolnione są ze składek ZUS i podatku

PROBLEM

Zatrudnieni w naszej spółce na stanowisku kierowców pracownicy za swoją pracę są opłacani wynagrodzeniem zasadniczym, a także ryczałtem za nadgodziny oraz za pracę w porze nocnej. Ponadto z racji odbywanych podróży otrzymują diety i ryczałty za noclegi na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Jeden z kierowców wykonuje przewozy w transporcie międzynarodowym, dostarczając drewno do filii naszej firmy w Czechach oraz na Słowacji. Z tego tytułu ma wypłacane m.in. diety zagraniczne i krajowe oraz ryczałt za noclegi. Czy w opisanej sytuacji wspomniane należności związane z odbywanymi podróżami są zwolnione z składek ZUS oraz podatku dochodowego?

RADA

W przypadku kierowców pracujących na terenie Polski należności w postaci diet i ryczałtów noclegowych mogą korzystać z wyłączenia podatkowo-składkowego, pod warunkiem że są wypłacane w związku z przebywaniem w podróży (delegacji) służbowej (w rozumieniu przepisów prawa pracy) oraz w wysokości nieprzekraczającej wartości przewidzianych w wymienionym w treści pytania rozporządzeniu. Podobnie sytuacja wygląda w odniesieniu do kierowców realizujących przewozy w transporcie międzynarodowym. Przy czym w piśmiennictwie można spotkać się z poglądem, iż przy wspomnianej grupie zawodowej dla pracodawcy najbardziej bezpiecznym rozwiązaniem jest wypłacanie ww. diet i ryczałtów na podstawie zapisów umowy o pracę lub uregulowań wewnątrzzakładowych. W przeciwnym razie istnieje ryzyko zakwestionowania zwolnienia ze składek zusowskich i/lub z podatku w trakcie kontroli z ZUS bądź z urzędu skarbowego.

UZASADNIENIE

Przyznawane pracownikom na okoliczność podróży służbowej diety oraz inne należności (w tym ryczałty noclegowe) wolne są od składek ZUS i podatku do wysokości świadczeń przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu delegacji krajowej lub zagranicznej. Tak wynika z:

  • § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz
  • art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przywołane przepisy znajdują zastosowanie wtedy, gdy:

  • mamy do czynienia z podróżą służbową w rozumieniu przepisów prawa pracy oraz
  • zakres i kwoty świadczeń należnych zatrudnionym osobom nie przekraczają wartości określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (w przypadku wypłacania należności delegacyjnych w kwotach wyższych niż te, które przysługują w sferze budżetowej, nadwyżka stanowi przychód podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu).

W przypadku realizacji w związku z pracą przejazdów przez pracowników piastujących stanowisko kierowcy trzeba mieć na uwadze, że:

  • ich podróżą służbową jest każdy wyjazd na polecenie pracodawcy wykonywany poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub inne miejsce prowadzenia działalności, np. filie, oddziały, przedstawicielstwa itd. (niezależnie od tego, jakie miejsce pracy widnieje w umowie o pracę danego kierowcy),
  • 24 listopada 2016 r. Trybunał Konstytucyjny wydał wyrok (sygn. akt K 11/15), w którym za niekonstytucyjny uznano art. 21a ustawy o czasie pracy kierowców w zakresie, w jakim dotyczył kierowców wykonujących przewozy w transporcie międzynarodowym (przepis ten stanowi o tym, iż kierowcy w podróży służbowej przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z delegacjami, ustalane na zasadach określonych w przepisach art. 775 § 3-5 Kodeksu pracy).

Po wspomnianym wyżej wyroku TK pojawiła się wątpliwość, czy należności za podróże służbowe kierowców realizujących przewozy międzynarodowe mogą korzystać ze zwolnienia podatkowo-składkowego w sytuacji, gdy są wypłacane wyłącznie w oparciu o przepisy przytoczonego wcześniej rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r. odnoszącego się do rozliczania delegacji w "budżetówce".

W 2017 r. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wyjaśniło, że:

  • nie jest zasadne stosowanie wyłączenia z podstawy oskładkowania diet i ryczałtów za noclegi wypłacanych kierowcom w transporcie międzynarodowym jedynie na podstawie uznanego za niekonstytucyjny art. 21a ustawy o czasie pracy kierowców,
  • zwolnienie z oskładkowania w przypadku ww. grupy zawodowej może znajdować zastosowanie do należności "delegacyjnych" przyznawanych w oparciu o uregulowania wewnątrzzakładowe zawarte w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania).

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem dla pracodawcy jest wypłacanie należności "delegacyjnych" kierowcom wykonującym przewozy w transporcie międzynarodowym na podstawie przepisów wewnątrzzakładowych.

Wśród ekspertów nie brakuje jednak głosów niezgadzających się ze stanowiskiem, iż obecnie wolne od składek ZUS i podatku mogą być tylko te diety oraz inne należności "delegacyjne" kierowców "międzynarodowych", które przyznawane są w oparciu o postanowienia umowy o pracę lub wewnętrznych aktów normatywnych. Dla uzasadnienia słuszności takiego przekonania można powołać się chociażby na wyroki Sądu Najwyższego z 8 marca 2017 r. (sygn. akt II PK 409/15 i sygn. akt II PK 410/15) oraz z 24 kwietnia 2019 r. (sygn. akt II PK 8/18), z których wynika, że:

  • wyrok TK z 24 listopada 2016 r. (sygn. akt K 11/15) nie wpływa na sytuację pracownika, gdy pracodawca w regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym pracy nie uregulował prawa do diet bądź ryczałtu za noclegi,
  • brak wewnątrzzakładowych regulacji dotyczących świadczeń z tytułu podróży służbowych kierowców powoduje, iż stosuje się do nich przepisy rozporządzenia w sprawie delegacji w sferze budżetowej.

Pracodawcy, którym ZUS lub organ podatkowy zakwestionowałby zwolnienie składkowe albo podatkowe w przypadku należności "delegacyjnych" wypłacanych kierowcom "międzynarodowym" bez uregulowania tej kwestii w przepisach wewnątrzzakładowych, mają prawo odwołać się od niekorzystniej dla siebie decyzji. Finalnie mogą wystąpić na drogę sądową, by bronić swoich racji.

Przykład

Spółka akcyjna z Kalisza zatrudnia na umowę o pracę kierowców do wykonywania przewozów w transporcie międzynarodowym. Z tytułu odbywanych w związku z tym podróży służbowych wypłaca pracownikom zarówno krajowe, jak i zagraniczne diety oraz ryczałty noclegowe. Czyni to w kwotach i na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W związku z tym za 36 godz. czasu podróży służbowej do Czech, przypadającej na pobyt poza granicami Polski, jednemu z kierowców spółka wypłaciła w listopadzie diety w wysokości 82 euro (41 euro × 2) oraz ryczałt noclegowy w kwocie 30 euro (120 euro × 25%). Należności te mogą korzystać ze zwolnienia podatkowo-składkowego, pomimo iż w rozstrzyganym przypadku reguł przyznawania wspomnianych należności "delegacyjnych" nie zawarto w umowie o pracę ani w żadnym wewnętrznym akcie normatywnym.

Warto dodać, że Ministerstwo Infrastruktury przygotowało projekt ustawy o zmianie ustawy o transporcie drogowym oraz niektórych innych ustaw. Zmierza on m.in. do wykonania wyroku TK z 24 listopada 2016 r. (sygn. akt K 11/15) poprzez odejście od podróży służbowej kierowców w transporcie i uchylenie w ustawie z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców:

· art. 2 pkt 7 zawierającego definicję podróży służbowej,

· art. 21a określającego należności przysługujące kierowcy będącemu w podróży służbowej.

Podstawa prawna:

  • art. 2 pkt 7, art. 4, art. 21a ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1412

  • art. 775 § 3-5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162

  • art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1574

  • § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949

  • § 13-16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. z 2013 r. poz. 167

Mariusz Pigulski

ekspert ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej

Jeżeli w tym artykule nie znalazłeś rozwiązania swojego problemu – napisz redakcja2@inforfk.pl

Potrzebujesz pomocy?
Konsultanci pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 17:00
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od IFK Platforma Księgowych
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK