do góry
Bezpłatny dostęp na 30 dni do INFORFK skorzystaj
Pobieranie danych...
Powrót do menu głównego
 
drukuj pomniejsz czcionkę pomniejsz czcionkę powiększ czcionkę
Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń 9/2021, data dodania: 20.08.2021

Porada aktualna na dzień 08-12-2021

Kontrola pracowników przebywających na zwolnieniach lekarskich w czasie epidemii COVID-19

Pracodawca będący płatnikiem zasiłków może skontrolować chorego pracownika w zakresie prawidłowości wykorzystywania przez niego zwolnienia lekarskiego. Epidemia nie odebrała płatnikom tego uprawnienia. Przeprowadzenie kontroli nie wymaga powiadomienia ZUS ani sanepidu.

Zarówno ZUS, jak i płatnik składek, którzy są płatnikami zasiłków, mają prawo kontrolowania ubezpieczonych w zakresie prawidłowości wykorzystywania przez nich zwolnień od pracy oraz są upoważnieni do formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich.

Kontrola formalna zaświadczeń lekarskich polega na sprawdzeniu, czy zaświadczenie:

  • nie zostało sfałszowane (z taką sytuacją mamy do czynienia, jeżeli np. nie było możliwości wystawienia zaświadczenia lekarskiego w formie elektronicznej ze względu na brak dostępu do systemu teleinformatycznego i ubezpieczony dostarczył płatnikowi zaświadczenie w formie papierowej),
  • zostało wydane zgodnie z przepisami w sprawie zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich.

Natomiast kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy z powodu choroby polega na ustaleniu, czy ubezpieczony w okresie orzeczonej niezdolności do pracy:

  • nie wykonuje pracy zarobkowej,
  • nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego od pracy niezgodnie z jego celem.

Kontrole są o tyle brzemienne w skutkach dla ubezpieczonego, że w razie wykrycia nieprawidłowości zasiłek chorobowy nie przysługuje.

Podmioty uprawnione do przeprowadzenia kontroli

Kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy z powodu choroby lub konieczności sprawowania przez ubezpieczonego opieki nad członkiem rodziny dokonują płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych.

Pracodawca uprawniony do kontroli, będący osobą fizyczną, może tę kontrolę przeprowadzić sam lub zlecić to zadanie innemu pracownikowi, np. działu kadrowo-płacowego. Może też powierzyć przeprowadzenie kontroli zewnętrznemu podmiotowi, na podstawie umowy. Jednak w każdym przypadku kontrola musi przebiegać zgodnie z przepisami nie tylko z zakresu ubezpieczeń, ale także z poszanowaniem ochrony danych osobowych. Obecnie, w czasie trwania stanu epidemii COVID-19, należy również zachować szczególne środki ostrożności, takie jak utrzymanie społecznego dystansu, używanie maseczek higienicznych czy płynu do dezynfekcji. Zatem należy stosować ogólne zasady związane z obostrzeniami z powodu COVID-19, szczególnie że kontrola oznacza wizytę w miejscu zamieszkania chorego pracownika lub jego czasowego pobytu.

Nie ma obowiązku zgłaszania w ZUS ani sanepidzie, że pracodawca wszczął taką kontrolę.

WAŻNE

Płatnik nie ma obowiązku zawiadamiania ZUS czy sanepidu o przeprowadzeniu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego.

Podczas kontroli nie wolno wypytywać pracownika o stan jego zdrowia ani o przyczynę niezdolności. Można natomiast sprawdzić ubezpieczonego zarówno wtedy, gdy na zwolnieniu jest adnotacja "chory powinien leżeć", jak i wtedy, gdy adnotacja wskazuje, że "chory może chodzić".

Ubezpieczeni poddawani kontroli

Predysponowane do kontroli są przede wszystkim osoby, które:

  • często korzystają z krótkotrwałych zwolnień lekarskich od pracy,
  • otrzymują kolejne zwolnienia lekarskie od różnych lekarzy,
  • korzystają z kolejnych okresów zasiłkowych,
  • wnioskują naprzemiennie i z dużą częstotliwością o zasiłek chorobowy i zasiłek opiekuńczy.

Kontrolą obejmowani są także ubezpieczeni, w stosunku do których istnieje podejrzenie wykonywania pracy zarobkowej lub wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy niezgodnie z jego celem.

Przeprowadzanie kontroli

Osoba przeprowadzająca kontrolę powinna mieć wystawione imienne upoważnienie według wzoru znajdującego się w załączniku do rozporządzenia z 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (dalej: rozporządzenie z 27 lipca 1999 r.).

Zobacz: "Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli zwolnienia lekarskiego" - dostępne na www.inforlex.pl/ewydania.

Upoważnienie jest ważne łącznie z legitymacją pracowniczą albo dokumentem tożsamości, których numery powinny być podane w upoważnieniu.

Jeśli kontrola była przeprowadzona w miejscu zamieszkania lub pobytu ubezpieczonego i osoba kontrolująca nie zastała ubezpieczonego, kontrolę należy w miarę możliwości ponowić. Dodatkowo trzeba zwrócić się do pracownika, by wyjaśnił przyczyny tej nieobecności. Nieobecność w miejscu zamieszkania lub pobytu w czasie przeprowadzania kontroli nie musi bowiem oznaczać niewłaściwego wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy. Jeżeli pracownik uzasadni powód swojej nieobecności, np. wizytą u lekarza, odbywaniem rehabilitacji itp., nie można uznać, że zwolnienie lekarskie było wykorzystywane nieprawidłowo.

Natomiast w sytuacji gdy pracownik nie udzielił lub odmówił wyjaśnień, należy uznać, że niewłaściwie wykorzystywał zwolnienie lekarskie.

Usprawiedliwieniem nieobecności nie może być zmiana miejsca pobytu w czasie niezdolności do pracy, jeśli pracownik nie poinformował o tej zmianie pracodawcy (i ZUS) w terminie 3 dni.

Osoba niezdolna do pracy z powodu choroby, niezależnie od tego, czy według zaleceń lekarskich może chodzić czy wskazane jest leżenie, powinna powstrzymać się od wykonywania czynności sprzecznych z celem zwolnienia lekarskiego, w szczególności takich, które mogą przedłużyć okres niezdolności do pracy. Czas zwolnienia powinien być spożytkowany na rekonwalescencję oraz powrót do zdrowia.

Chory może jednak wykonywać zwykłe czynności życia codziennego oraz czynności związane z jego stanem zdrowia, takie jak np. wyjście do apteki na zakupy (szczególnie jeżeli jest osobą samotną), wizyta u lekarza czy badania. Również zwykły spacer w przypadku choroby niewymagającej leżenia nie jest okolicznością pozbawiającą zasiłku.

Wątpliwości płatnika dotyczące sposobu wykorzystywania zwolnienia lekarskiego przez ubezpieczonego

Jeśli pracodawca ma wątpliwości, czy pracownik wykorzystywał zwolnienie lekarskie zgodnie z jego celem oraz czy w związku z tym ma prawo do zasiłku, może zwrócić się o rozstrzygnięcie do oddziału ZUS właściwego według siedziby płatnika składek. Gdy to okaże się niezbędne, oddział ZUS wystąpi o opinię do lekarza orzecznika ZUS.

Jeśli chodzi o wykonywanie pracy zarobkowej, to każda taka praca podejmowana w okresie zwolnienia lekarskiego powoduje utratę prawa do zasiłku chorobowego. Z orzecznictwa sądowego wynika, że pojęcie "praca" należy rozumieć bardzo szeroko. Jest to m.in.:

  • wykonywanie czynności na podstawie różnych stosunków prawnych, w tym o charakterze cywilnoprawnym,
  • prowadzenie własnej działalności pozarolniczej,
  • wykonywanie pracy w gospodarstwie rolnym.

Zasadniczo zabronione jest wykonywanie różnych czynności, każdej aktywności zarobkowej, na podstawie różnych stosunków prawnych, a nie tylko pracy podporządkowanej czy zależności służbowej.

PRZYKŁAD

Pracownik jest niezdolny do pracy z powodu choroby potwierdzonej zaświadczeniem lekarskim. Zwolnienie zostało wystawione na 14 dni. Ze względu na to, że jest to już kolejne zwolnienie w tym samym kwartale, pracodawca (płatnik zasiłków) nabrał podejrzeń co do tego, czy pracownik wykorzystuje zwolnienie lekarskie w sposób zgodny z jego celem. Wysłał więc do pracownika na kontrolę dwie pracownice zatrudnione w dziale płac. W czasie kontroli nie zastały one chorego w miejscu zamieszkania. Kontrolerki ponowiły wizytę w kolejnym dniu i również nikogo nie było w domu. Jednak wiedząc, że pracownik prowadzi swoją działalność gospodarczą - biuro obrotu nieruchomościami - udały się do jego firmy. Okazało się, że pracownik był w firmie i rozmawiał z klientem. Pracownik tłumaczył swoje zachowanie koniecznością zastąpienia żony, która obsługuje biuro, ale musiała wyjechać. Postępowanie pracownika należy zakwalifikować jako wykonywanie czynności zarobkowej. Pracownik może utracić prawo do zasiłku chorobowego za cały okres, na który zwolnienie lekarskie zostało wystawione.

Konsekwencje wykorzystywania zwolnienia lekarskiego niezgodnie z jego celem

Jeżeli kontrolujący stwierdzi, że ubezpieczony wykorzystuje zwolnienie lekarskie od pracy niezgodnie z jego celem lub wykonuje w trakcie tego zwolnienia pracę zarobkową, sporządza protokół kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego, zgodny ze wzorem stanowiącym załącznik do rozporządzenia z 27 lipca 1999 r.

W protokole należy opisać, na czym polegało nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego od pracy przez ubezpieczonego lub okoliczności wykonywania przez niego pracy zarobkowej. Protokół podpisują osoby przeprowadzające kontrolę oraz ubezpieczony po zapoznaniu się z jego treścią i wniesieniu ewentualnych uwag (takie prawo, oprócz ubezpieczonego, mają też jego domownicy).

WAŻNE

Zastrzeżenia co do treści protokołu kontroli mogą wnieść oprócz ubezpieczonego również jego domownicy.

Protokół stanowi podstawę do pozbawienia pracownika prawa odpowiednio do wynagrodzenia za okres niezdolności do pracy z powodu choroby, zasiłku chorobowego, zasiłku opiekuńczego lub świadczenia rehabilitacyjnego.

W wyniku zmiany przepisów ustawy zasiłkowej wprowadzonych ustawą z 11 sierpnia 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw, które wejdą w życie po upływie 14 dni od dnia publikacji w Dzienniku Ustaw za świadczenie nienależnie pobrane uważane będą również świadczenia z tytułu niezdolności do pracy spowodowanej chorobą z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego, co do których stwierdzono, że w okresie ich pobierania świadczeniobiorca wykonywał w okresie orzeczonej niezdolności do pracy pracę zarobkową lub wykorzystywał zwolnienie od pracy w sposób niezgodny z celem tego zwolnienia.

PODSTAWA PRAWNA:

  • art. 17, art. 68, art. 84 ust. 4 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1133

  • § 1-5, § 7-10 i załączniki do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich - Dz.U. Nr 65, poz. 743

  • art. 1 pkt 29 ustawy z 11 sierpnia 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw - w dniu oddania bieżącego numeru Monitora Prawa Pracy i Ubezpieczeń do druku ustawa oczekiwała na podpis prezydenta

Jeżeli w tym artykule nie znalazłeś rozwiązania swojego problemu – napisz redakcja2@inforfk.pl

Izabela Nowacka

ekonomista, od wielu lat zajmuje się tematyką wynagrodzeń i rozliczaniem płac, autorka licznych publikacji z dziedziny prawa pracy i ubezpieczeń społecznych

Jeżeli w tym artykule nie znalazłeś rozwiązania swojego problemu – napisz redakcja2@inforfk.pl

Czytaj także: "Jak przeprowadzić kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego, żeby była zgodna z przepisami RODO" - na www.inforlex.pl/ewydania.

Potrzebujesz pomocy?
Konsultanci pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 17:00
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od IFK Platforma Księgowych
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK