do góry
Bezpłatny dostęp na 30 dni do INFORFK skorzystaj
Pobieranie danych...
Powrót do menu głównego
 
drukuj pomniejsz czcionkę pomniejsz czcionkę powiększ czcionkę
Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń 8/2021, data dodania: 21.07.2021

Porada aktualna na dzień 08-12-2021*

*Od 1 stycznia 2022 r. obowiązuje sankcja dla pracodawców w przypadkach: - stwierdzenia nielegalnego zatrudnienia - chodzi tu o osoby, którym nie potwierdzono na piśmie w wymaganym terminie rodzaju zawartej umowy i jej warunków, lub - zaniżenia podstawy wymiaru składek pracowników. W takich sytuacjach składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe od wynagrodzenia z tytułu nielegalnego zatrudnienia oraz od części nieujawnionego wynagrodzenia nie obciążają ubezpieczonego i opłacane są w całości z własnych środków przez płatnika składek. Ponadto pracodawca nie może zaliczyć tych kwot do kosztów uzyskania przychodów. Osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą od 1 stycznia 2022 r. opłacają składkę zdrowotną uzależnioną od formy opodatkowania i wysokości dochodu (wcześniej składka obowiązywała w tej samej wysokości wszystkich przedsiębiorców i bez względu na wysokość osiąganych przez nich dochodów). Ponadto składka zdrowotna jest przez te podmioty rozliczana rocznie. Od 1 stycznia 2022 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 3010 zł, a minimalna stawka godzinowa - 19,70 zł.

Jak ustalać podstawę wymiaru składek za osobę na urlopie wychowawczym po długotrwałej nieobecności

PROBLEM

Nasza pełnoetatowa pracownica w okresie od 19 lipca 2020 r. do 17 lipca 2021 r. korzystała z urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego. Wcześniej od 1 grudnia 2019 r. przebywała na zwolnieniu lekarskim (kod B). Od 19 lipca do 31 sierpnia 2021 r. wykorzystuje urlop wypoczynkowy, natomiast od początku września zostanie jej udzielony urlop wychowawczy, który będzie stanowił dla niej jedyny tytuł do ubezpieczeń ZUS. W jaki sposób powinniśmy ustalić jej podstawę wymiaru składek ZUS należnych z racji korzystania z ww. urlopu? Jakie dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe trzeba złożyć za omawianą pracownicę w okresie po zakończeniu urlopu rodzicielskiego?

RADA

W opisanych okolicznościach podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe pracownicy z tytułu korzystania z urlopu wychowawczego należy ustalić na podstawie wynagrodzenia urlopowego należnego za sierpień 2021 r. Podstawa ta w 2021 r. nie może być niższa od kwoty 2800 zł ani wyższa niż 3155,40 zł. Udzielenie tego urlopu nie wymaga odrębnego zgłoszenia zatrudnionej osoby do ubezpieczeń. Składki z tytułu urlopu wychowawczego należy rozliczać w raportach ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 xx. Natomiast okres urlopu wychowawczego wskazuje się w ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx oraz kodem przerwy 121. W lipcu i sierpniu w dokumentacji rozliczeniowej należy wykazać składki naliczone od wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. W lipcowych raportach ZUS RCA i RSA muszą pojawić się dodatkowo informacje o wyliczonych od zasiłku macierzyńskiego składkach i okresie urlopu rodzicielskiego.

UZASADNIENIE

Osoba korzystająca z urlopu wychowawczego podlega obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i zdrowotnemu w sytuacji, gdy nie posiada innych tytułów do ubezpieczeń ani ustalonego prawa do renty bądź emerytury.

Jako "innego tytułu do ubezpieczeń" nie traktuje się tego tytułu, z którego ubezpieczony nabył prawo do urlopu wychowawczego.

Brak posiadania uprawnień do renty lub emerytury oraz innych tytułów do ubezpieczeń w okresie korzystania z urlopu wychowawczego przez pracownika:

  • powinien zostać potwierdzony pisemnym oświadczeniem, w którym powinno znaleźć się m.in. pouczenie o konieczności informowania pracodawcy o każdej zmianie stanu faktycznego wpływającej na sytuację ubezpieczeniową osoby korzystającej z urlopu wychowawczego,
  • skutkuje dla podmiotu zatrudniającego obowiązkiem rozliczania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie zdrowotne z tytułu przebywania przez ubezpieczonego na ww. urlopie.

Podstawę składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe w przypadku osób korzystających z urlopu wychowawczego zasadniczo stanowi średnie miesięczne wynagrodzenie wypłacone im za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop (lub za okres pełnych miesięcy kalendarzowych, gdy zatrudnienie trwa krócej niż rok). Jednocześnie jednak podstawa ta nie może być:

  • niższa niż wynagrodzenie minimalne za pracę (wynoszące w 2021 r. 2800 zł) - dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy, lub niższa niż 75% ustawowej płacy minimalnej obowiązującej w danym roku (2100 zł w 2021 r.) - w przypadku pracownika niepełnoetatowego,
  • wyższa niż kwota 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty rocznego limitu podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych (w 2021 r. - 3155,40 zł, czyli 60% z 5259 zł).

Zgodnie z wyjaśnieniami ZUS zamieszczonymi na stronie www.zus.pl przy ustalaniu kwoty średniego wynagrodzenia w celu wyznaczenia prawidłowej podstawy składkowej dla osoby korzystającej z urlopu wychowawczego płatnik powinien - z pewnymi wyjątkami - kierować się zasadami stosowanymi przy budowaniu bazy obliczeniowej zasiłku chorobowego. Te wyjątki to:

  • przyjmowanie wynagrodzenia w kwocie brutto łącznie z częścią składek na ubezpieczenia społeczne, która w przypadku ustalania podstawy zasiłku musi zostać odliczona (13,71%),
  • uwzględnianie w podstawie wszystkich składników, które podlegają oskładkowaniu (w tym również składników przysługujących tylko do określonego terminu, do których prawo wygasło w czasie urlopu wychowawczego),
  • brak wpływu zmiany wymiaru czasu pracy w okresie 12 miesięcy poprzedzających urlop na sposób ustalania podstawy składkowej,
  • wliczanie do podstawy wynagrodzenia z umów zlecenia/umów o dzieło zawartych z pracownikiem, bez uzupełniania.

W sytuacji gdy w okresie, z którego wyznacza się podstawę składkową pracownika na urlopie wychowawczym, wystąpiły nieobecności usprawiedliwione, wówczas:

  • nie uwzględnia się wynagrodzenia za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy, z tym zastrzeżeniem, że jeśli w każdym miesiącu praca była świadczona przez mniej niż połowę obowiązującego czasu pracy, to w podstawie wymiaru składek uwzględnia się uzupełnione wynagrodzenia za wszystkie te miesiące,
  • przyjmuje się, po uzupełnieniu, wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy,
  • na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

W okolicznościach wskazanych w problemie podstawę wymiaru składek pracownicy za okres przebywania na urlopie wychowawczym powinno stanowić wynagrodzenie urlopowe należne za sierpień 2021 r. We wszystkich pozostałych miesiącach z okresu 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających urlop wychowawczy pracownica nie pracowała wcale, a w lipcu poza przebywaniem na urlopie rodzicielskim korzystała z urlopu wypoczynkowego przez mniej niż połowę roboczych dni.

Pracownica, która w jednym miesiącu miała udzielony urlop rodzicielski, a po nim urlop wypoczynkowy, w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za ten miesiąc powinna zostać wykazana:

  • w jednym bloku raportu ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx i składkami należnymi od wynagrodzenia urlopowego,
  • w kolejnym bloku raportu ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 xx i składkami na ubezpieczenia emerytalne i rentowe obliczonymi od podstawy, którą stanowi kwota zasiłku macierzyńskiego,
  • w jednym bloku raportu ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx, z kodem świadczenia/przerwy 319, okresem i liczbą dni urlopu rodzicielskiego oraz kwotą zasiłku macierzyńskiego.

Natomiast pracownicę przebywającą na urlopie wychowawczym przez pełny miesiąc, z racji którego podlega ubezpieczeniom, należy wykazać:

  • w jednym bloku raportu ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 xx oraz składkami na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od ustalonej podstawy i składką zdrowotną należną od kwoty 620 zł,
  • w jednym bloku raportu ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx, z kodem świadczenia/przerwy 121, okresem i liczbą dni urlopu wychowawczego.

PRZYKŁAD

Pracownica zatrudniona przez spółkę z o.o. na pełny etat (w podstawowym systemie czasu pracy), uprawniona wyłącznie do stałej miesięcznej pensji w wysokości 3000 zł brutto:

  • przebywała od 1 grudnia 2019 r. do 18 lipca 2020 r. na zwolnieniu lekarskim, a od 19 lipca 2020 r. do 17 lipca 2021 r. na urlopie macierzyńskim i rodzicielskim (zasiłek macierzyński za 17 dni lipca wyniósł 1173,51 zł brutto),

  • korzysta od 19 lipca do 31 sierpnia 2021 r. z urlopu wypoczynkowego (wynagrodzenie urlopowe za okres od 19 do 31 lipca wyniosło 1364 zł brutto),

  • zawnioskowała o półroczny urlop wychowawczy od 1 września 2021 r., z tytułu którego będzie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i zdrowotnemu.

Przyjmując, że wspomniana spółka daje zatrudnienie ponad 100 pracownikom i opłaca składkę na ubezpieczenie wypadkowe w wysokości 2%, w rozstrzyganym przypadku:

  • podstawę składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe należnych z racji urlopu wychowawczego powinna stanowić kwota sierpniowego wynagrodzenia urlopowego, czyli 3000 zł brutto (w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających wrzesień 2021 r. przepracowane tylko w sierpniu dni, a precyzyjniej rzecz ujmując - traktowane na równi z nimi dni urlopu wypoczynkowego, wyniosły co najmniej tyle, ile połowa występujących w miesiącu dni roboczych),

  • dotycząca omawianej pracownicy zusowska dokumentacja rozliczeniowa za lipiec i wrzesień 2021 r. powinna wyglądać jak poniżej:

      • lipiec

RCA:

RSA:

      • wrzesień

RCA:

RSA:

PODSTAWA PRAWNA:

  • art. 6 ust. 1 pkt 19, art. 9 ust. 6, art. 16 ust. 8, art. 17 ust. 2a, art. 18 ust. 5b, art. 18 ust. 9, art. 18 ust. 14, art. 36 ust. 2a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 619

  • art. 66 ust. 1 pkt 32, art. 67 ust. 6, art. 81 ust. 8 pkt 10, art. 86 ust. 1 pkt 13 i ust. 2 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1398; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 694

  • § 1 ust. 1 pkt 12 i 15, załączniki nr 12 i 15 do rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów - Dz.U. z 2020 r. poz. 2366; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 846

Mariusz Pigulski

ekspert ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej

Jeżeli w tym artykule nie znalazłeś rozwiązania swojego problemu – napisz redakcja2@inforfk.pl

Powiązane dokumenty

Potrzebujesz pomocy?
Konsultanci pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 17:00
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od IFK Platforma Księgowych
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK