do góry
Bezpłatny dostęp na 30 dni do INFORFK skorzystaj
Pobieranie danych...
Powrót do menu głównego
 
drukuj pomniejsz czcionkę pomniejsz czcionkę powiększ czcionkę
Monitor Księgowego 1/2022 [dodatek: Monitor Biur Rachunkowych], data dodania: 07.01.2022

Porada aktualna na dzień 21-01-2022

Jakie mogą być skutki prawne przygotowania przez biuro rachunkowe protokołu zgromadzenia wspólników

PROBLEM

Uzyskałam informację, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, dla której świadczyłam usługi księgowe, zamierza mnie pozwać w związku z jednym z protokołów zgromadzeń wspólników. Przygotowałam tej spółce protokół rocznego zgromadzenia wspólników (użyłam własnych wzorów) i tam zawarłam uchwały o jego zatwierdzeniu. Prezes spółki wysłał do mnie wiadomość e-mail z pytaniem, czy na pewno dobrze napisałam te uchwały oraz czy podpisanie tego protokołu i złożenie wniosku ze sprawozdaniem do KRS to wszystkie czynności formalne, które spółka powinna dokonać w związku z zatwierdzeniem sprawozdania finansowego. Odpisałam, że tak i nic więcej nie trzeba robić, spółka może normalnie działać. Później okazało się, że po tym protokole zarząd zawarł jakąś umowę w imieniu spółki, która nie podobała się wspólnikom niebędącym członkami zarządu. Ci wspólnicy udali się do prawnika, który powiedział im, że zarząd już nie mógł reprezentować spółki, gdyż po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego wygasła kadencja zarządu/mandat - dokładnie tego nie wiem. Właśnie o to zamierzają mnie pozwać, że im tego nie powiedziałam. Moim zdaniem nie miałam takiego zapisu w umowie, który zobowiązywałby mnie do tego. Czy w związku z tym grozi mi, że będę musiała zapłacić odszkodowanie?

RADA

Istnieje ryzyko, że księgowa poniesie odpowiedzialność odszkodowawczą w związku z udzieleniem spółce porady prawnej nieuwzględniającej wygaśnięcia kadencji członków zarządu. Szczegóły - w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Opis stanu faktycznego wskazuje na to, że księgowa świadczyła usługę prawną. Jednoznacznej odpowiedzi można byłoby udzielić, gdyby zapoznano się z całym kontekstem sytuacyjnym sprawy, w tym w szczególności z wymianą korespondencji e-mail pomiędzy stronami. Jednak informacje przytoczone przez autorkę pytania wskazują na to, że de facto świadczyła usługę prawną polegającą na przygotowaniu projektu zgromadzenia wspólników i udzieliła porady prawnej w zakresie skutków dla spółki przeprowadzenia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe. W tym przypadku skutkiem zatwierdzenia sprawozdania finansowego mogło być wygaśnięcie kadencji członków zarządu.

Zapis w umowie o świadczenie usług księgowych a świadczenie innych usług

Należy pamiętać, że treść umowy o świadczenie usług księgowych nie ogranicza stronom możliwości zawarcia jakiejś innej umowy, która reguluje inne świadczenia spełniane przez biuro rachunkowe. Wobec tego nie ma tutaj znaczenia to, że umowa o świadczenie usług księgowych nie zawierała zobowiązania do przygotowania projektu zgromadzenia wspólników i treści podejmowanych na nim uchwał. Umowa o świadczenie usług prawnych nie wymaga żadnej szczególnej formy, wystarczy nawet to, że strony podejmą ustne ustalenia w tym zakresie.

Prawne skutki przygotowania projektów uchwał i protokołu zgromadzenia wspólników.

Biuro rachunkowe, które zobowiązuje się przygotować projekty uchwał i protokołu zwyczajnego zgromadzenia wspólników, powinno to zrobić zgodnie z przepisami prawa i zawrzeć wszelkie niezbędne uchwały w tym zakresie.

Zobowiązanie biura w tej kwestii jest o wiele szersze niż mogłoby się wydawać. Zgromadzenie wspólników wymaga zwołania. Może też być przeprowadzone bez formalnego zwołania. Aby zweryfikować prawidłowość czynności zwołania zgromadzenia wspólników, należy najpierw dokonać wykładni postanowień umowy spółki, a następnie analizy przepisów Kodeksu spółek handlowych. Dopiero po tej analizie może zostać podjęta decyzja, czy zgromadzenie wspólników zostanie zwołane lub czy może odbyć się bez formalnego zwołania. W tym pierwszym przypadku zawiadomienie o terminie zgromadzenia musi spełniać wymogi przewidziane w umowie spółki i przepisach prawa.

W opisanej sprawie nastąpiła prawdopodobnie sytuacja, w której wraz zatwierdzeniem sprawozdania finansowego wygasł mandat zarządu, a to oznacza, iż członkowie zarządu nie mieli już prawa do reprezentacji spółki i powinna zostać podjęta uchwała o powołaniu ich na kolejną kadencję lub dokonaniu wyboru innych osób. Jeżeli kwestię kadencji i mandatu rozstrzygają tylko przepisy Kodeksu spółek handlowych, to można zderzyć się w tej materii z jednym poważnym problemem. Przepisy te bowiem stanowią, że w przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, jeśli umowa spółki nie stanowi inaczej. Problemów dostarcza tutaj pojęcie "ostatni pełny rok obrotowy" - jego interpretacja wpływa na to, czy członek zarządu może reprezentować spółkę przez rok krócej czy też rok dłużej.

Odpowiedzialność odszkodowawcza

Gdyby zostało udowodnione, że księgowa nie dochowała należytej staranności i w wyniku tego nastąpił błąd, którego normalnym skutkiem była szkoda wyrządzona spółce lub członkom zarządu, księgowa musiałaby się liczyć z możliwością poniesienia odpowiedzialności odszkodowawczej obejmującej obowiązek pokrycia strat czy też utraconych korzyści. W opisanej sprawie bardzo prawdopodobne jest, że księgowa nie dochowała należytej staranności, gdyż świadcząc usługę prawną, nie zweryfikowała kwestii mandatu i kadencji członków zarządu. Co do kwestii szkody i związku przyczynowego przedstawiony stan faktyczny nie zawiera informacji w tym zakresie.

Kwestia ubezpieczenia OC

Warto w tym miejscu wspomnieć, że obowiązkowe ubezpieczenie OC biur rachunkowych ani w zakresie czynności doradztwa podatkowego, ani też nadwyżkowe nie obejmuje swoją ochroną świadczenia usług prawnych. W związku z tym biuro rachunkowe musiałoby samo pokryć szkodę.

Podstawa prawna:

  • art. 60, art. 361, art. 471, art. 472 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740; ost.zm. Dz.U z 2021 r. poz. 2459

  • art. 202 § 2 ustawy z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1526; ost.zm. Dz.U z 2021 r. poz. 2052

  • § 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 6 listopada 2014 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych - Dz.U z 2014 r. poz. 1616

Marcin Szabłowski

adwokat

Jeżeli w tym artykule nie znalazłeś rozwiązania swojego problemu – napisz redakcja2@inforfk.pl

Potrzebujesz pomocy?
Konsultanci pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 17:00
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od IFK Platforma Księgowych
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK