do góry
Bezpłatny dostęp na 30 dni do INFORFK skorzystaj
Pobieranie danych...
Powrót do menu głównego
 
drukuj pomniejsz czcionkę pomniejsz czcionkę powiększ czcionkę
Monitor Księgowego 12/2021, data dodania: 18.11.2021

Porada aktualna na dzień 08-12-2021

Czy podstawę ekwiwalentową należy uzupełniać w razie zatrudnienia pracownika w trakcie miesiąca i nieusprawiedliwionych nieobecności

PROBLEM

30 listopada 2021 r. kończy się zatrudnienie pracownika, który został przyjęty do pracy 13 września 2021 r. Poza stałą pensją zasadniczą otrzymywał on miesięczne zmienne premie regulaminowe oraz dodatki za pracę w porze nocnej. W październiku miał on dwudniową nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy oraz przebywał przez 3 dni na zwolnieniu lekarskim. Czy obliczając kwotę przysługującego mu ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, powinno dokonać się dopełnienia podstawy obliczeń w odniesieniu do dodatków nocnych i absencji, która nie została usprawiedliwiona? Czy przy wyznaczaniu podstawy ekwiwalentowej należało uzupełnić wynagrodzenie za pierwszy niepełny miesiąc zatrudnienia?

RADA

Dopełnienia bazy obliczeniowej ekwiwalentu urlopowego dokonuje się także w przypadku wynagrodzenia i dodatków za pracę nocną oraz nieobecności nieusprawiedliwionych. Uzupełnieniu podlegają także składniki płacy za pierwszy miesiąc zatrudnienia, w części nieprzepracowany z powodu przyjęcia do pracy w trakcie jego trwania.

UZASADNIENIE

W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu wypoczynkowego w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Ekwiwalent oblicza się według zasad określonych w rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (dalej: rozporządzenie urlopowe).

Składniki uwzględniane przy obliczaniu podstawy wymiaru ekwiwalentu urlopowego

Do podstawy wymiaru ekwiwalentu za niewykorzystany urlop przyjmuje się zarówno składniki o charakterze stałym, jak i zmiennym. Czynić to należy w poniższy sposób:

  • stałe elementy wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej - w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu (§ 15 rozporządzenia urlopowego),
  • składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc (np. wynagrodzenie według stawki godzinowej, miesięczne premie regulaminowe, dodatki nocne) - w średniej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (§ 16 oraz § 11 ust. 1 rozporządzenia urlopowego),
  • składniki płacy za okresy dłuższe niż miesiąc (np. premie kwartalne, półroczne, roczne) - w przeciętnej wysokości z okresu 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (§ 17 rozporządzenia urlopowego).

Jedną z istotnych reguł obliczania ekwiwalentu urlopowego jest tzw. dopełnianie (uzupełnianie) jego podstawy. Dokonuje się go w razie, gdy w okresie, z którego wyznaczana jest ww. podstawa, pracownik przez pewien czas był nieobecny w pracy. Taki stan rzeczy powoduje konieczność:

  • podzielenia faktycznie uzyskanego przez pracownika wynagrodzenia w miesiącach, z których wyznaczana jest podstawa ekwiwalentowa, przez liczbę dni pracy, za które ono przysługiwało oraz
  • pomnożenia otrzymanego wyniku przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy

- § 16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego.

Dopełnienie w przypadku zmiennych składników wynagrodzenia

Powyższego dopełnienia (uzupełnienia) dokonuje się w przypadku wszystkich składników zmiennych, choćby miały charakter incydentalny (tak jak np. wynagrodzenie i dodatki za sporadycznie świadczoną pracę w porze nocnej lub w nadgodzinach) i niezależnie od przyczyn absencji w pracy, a zatem także w odniesieniu do urlopu bezpłatnego czy nieobecności nieusprawiedliwionych. Inne podejście w tym zakresie nie znajdywałoby oparcia w przepisach i byłoby sprzeczne z przeznaczeniem ekwiwalentu urlopowego, którego rolą jest zapewnienie uzyskania przez pracownika odpowiedniej (adekwatnej) rekompensaty za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

W sytuacji gdy do bazy obliczeniowej ekwiwalentu za urlop ma wejść wynagrodzenie z miesiąca, w trakcie którego pracownik został zatrudniony (w związku z czym miesiąc w części był nieprzepracowany), wówczas wspomniane wynagrodzenie również powinno zostać odpowiednio dopełnione - według zasad opisanych powyżej.

Przykład

Pracownik przyjęty do pracy na pełny etat (w podstawowym systemie czasu pracy), od 13 września 2021 r., otrzymuje miesięcznie (zawsze na koniec danego miesiąca) stałą pensję zasadniczą w wysokości 4200 zł brutto, zmienne premie regulaminowe oraz dodatki za pracę w porze nocnej. Z dniem 30 listopada 2021 r. rozwiązano z nim umowę o pracę, w związku z czym w ostatnim dniu zatrudnienia nabył on prawo do ekwiwalentu za 7 dni (56 godz.) niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. W październiku był on nieobecny w pracy przez 2 dni z przyczyn nieusprawiedliwionych oraz przez 3 dni z racji korzystania ze zwolnienia lekarskiego.

W opisanym przypadku podstawa ekwiwalentowa powinna zostać ustalona na bazie odpowiednio uzupełnionego wynagrodzenia wypłaconego we wrześniu i październiku 2021 r. Uwzględniając fakt, iż w tych dwóch wymienionych miesiącach kwota zmiennych premii i dodatków za pracowanie w nocy łącznie wyniosło 453,70 zł brutto, skalkulowanie w analizowanych okolicznościach ekwiwalentu urlopowego powinno wyglądać następująco:

Krok 1. Uzupełnienie zmiennych premii oraz wynagrodzenia i dodatków za porę nocną:

453,70 zł / 30 dni faktycznej pracy w okresie od 13 września do 31 października 2021 r. (czyli 43 dni nominalnie do przepracowania we wrześniu i październiku pomniejszone o dni nieprzepracowane we wrześniu z powodu przyjęcia do pracy oraz 2 dni październikowej nieobecności nieusprawiedliwionej i 3 dni absencji chorobowej) = 15,12 zł;

15,12 zł × 43 dni = 650,16 zł.

Krok 2. Wyznaczenie średniej podstawy:

4200 zł + (650,16 zł / 2 miesiące) = 4525,08 zł.

Krok 3. Finalne wyliczenie ekwiwalentu:

4525,08 zł / 21 (współczynnik do ekwiwalentu) = 215,48 zł;

215,48 zł / 8 godz. (norma dzienna czasu pracy) = 26,94 zł;

26,94 zł × 56 godz. = 1508,64 zł.

Podstawa prawna:

  • § 6-11, § 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353

Mariusz Pigulski

ekspert i praktyk, zajmujący się od wielu lat prawem pracy i ubezpieczeń społecznych, absolwent Podyplomowego Studium Prawa Pracy na Uniwersytecie Łódzkim, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej

Jeżeli w tym artykule nie znalazłeś rozwiązania swojego problemu – napisz redakcja2@inforfk.pl

Potrzebujesz pomocy?
Konsultanci pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 17:00
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od IFK Platforma Księgowych
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK