do góry
Bezpłatny dostęp na 30 dni do INFORFK skorzystaj
Pobieranie danych...
Powrót do menu głównego
 
drukuj pomniejsz czcionkę pomniejsz czcionkę powiększ czcionkę
Monitor Księgowego 10/2021, data dodania: 20.09.2021

Porada w trakcie aktualizacji

W jakiej wysokości należność za uszkodzenie służbowego samochodu można potrącić z wynagrodzenia pracownika

PROBLEM

Chcemy zawrzeć z pracownikiem ugodę w sprawie zapłaty za uszkodzenie wynajętego samochodu, którego używa tylko on do celów służbowych (pracownik uszkodził samochód w czasie wykonywania manewru parkowania). Firma, która wynajmuje nam samochód, wyceniła uszkodzenie na 2000 zł (zgodnie z podpisaną umową wynajmu). W drodze porozumienia ustaliliśmy z pracownikiem, że zwróci nam tę kwotę. Spłata będzie następować z wynagrodzenia pracownika i w maksymalnej możliwej do potrącenia kwocie. Jakie granice i kwoty wolne powinniśmy zastosować w takiej sytuacji?

RADA

W tym przypadku obowiązuje tylko kwota wolna od potrąceń. Pracodawca może zatem potrącić z wynagrodzenia całość kwoty należnej z tytułu pokrycia szkody (2000 zł), pod warunkiem że w wyniku tego potrącenia pracownikowi pozostanie do wypłaty co najmniej kwota wolna od potrącenia. Wolna od potrąceń jest kwota 100% minimalnego wynagrodzenia za pracę po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, składki na ubezpieczenie zdrowotne, zaliczki na podatek oraz wpłat na PPK, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania.

UZASADNIENIE

W razie wyrządzenia przez pracownika szkody w powierzonym mieniu, a takim jest samochód, którego Państwa pracownik używa do celów służbowych, odpowiada on za szkodę w pełnej wysokości.

Odpowiedzialność materialna

Pracownik, któremu powierzono mienie z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu.

Od odpowiedzialności pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia. W przypadku Państwa pracownika nie mamy jednak do czynienia z taką sytuacją, skoro wskutek nieprawidłowo wykonanego manewru uszkodził pojazd. Z tego powodu mogą Państwo żądać od niego pokrycia wyrządzonej szkody w całości.

Na okoliczność zobowiązania się pracownika do zapłaty kary z tytułu uszkodzenia pojazdu podpisali Państwo z nim ugodę, w której wyraził on zgodę na dokonanie maksymalnego potrącenia z wynagrodzenia. Takie postępowanie jest dopuszczalne. Jeżeli pracownik nie wyraziłby zgody na potrącenie czy pokrycie szkody bezpośrednio (przez samodzielną wpłatę), pracodawcy pozostaje droga sądowa.

Potrącenia z wynagrodzenia

W przypadku opisanym w pytaniu potrącenie z wynagrodzenia pracownika może być dokonane tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie (inna jest nieważna i nie uprawnia do dokonania potrącenia). Nie występuje tu żadna okoliczność pozwalająca na dokonanie potrącenia bez zgody pracownika. Państwa pracownik wyraził zgodę na potrącenie z wynagrodzenia i w najwyższej możliwej kwocie. Oznacza to, że obowiązuje tylko kwota wolna od potrąceń, którą należy mu zapewnić po dokonaniu potrącenia.

Kwotą, jaką należy zapewnić pracownikowi po dokonaniu potrącenia, jest minimalne wynagrodzenie za pracę (netto), czyli po dokonaniu odliczenia z tytułu: składek na ubezpieczenia społeczne, składki na ubezpieczenie zdrowotne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do PPK, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania.

PRZYKŁAD

Załóżmy, że pracownik, o którym mowa w problemie, jest wynagradzany stałą stawką miesięczną w kwocie 8000 zł brutto. Przy obliczaniu zaliczki na podatek pracodawca stosuje zwykłe koszty uzyskania przychodów (250 zł miesięcznie) i kwotę zmniejszającą podatek (43,76 zł miesięcznie). Pracownik nie dokonuje wpłat na PPK. Maksymalna kwota, jaką może potrącić pracodawca, została obliczona dwuetapowo i w następujący sposób:

Krok 1. Ustalenie kwoty netto wynagrodzenia za pracę. Od kwoty brutto odejmujemy:

a) składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika: 1096,80 zł (8000 zł × 13,71%)

b) składkę na ubezpieczenie zdrowotne: 621,29 zł (8000 zł - 1096,80 zł) × 9%; (8000 zł - 1096,80 zł) × 7,75% = 535 zł - kwota do odliczenia od podatku,

c) zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych: 552 zł [6653 zł (8000 zł - 1096,80 zł - 250 zł) × 17% - 43,76 zł - 535 zł]

Wynagrodzenie netto wynosi 5729,91 zł (8000 zł - 1096,80 zł - 621,29 zł - 552 zł).

Krok 2. Ustalenie maksymalnej kwoty potrącenia:

a) ustalenie gwarantowanej kwoty do wypłaty: stanowi ją minimalne wynagrodzenie za pracę po pomniejszeniu o składki ZUS i zaliczki na podatek obliczone jak wyżej, czyli 2061,67 zł.

Po pomniejszeniu wynagrodzenia netto 5729,91 zł o kwotę z ugody, tj. 2000 zł, pracownik otrzyma 3729,91 zł, co przewyższa gwarantowaną kwotę wolną od potrąceń, tj. 2061,67 zł.

PODSTAWA PRAWNA:

  • art. 87 § 1, art. 91, art. 124 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162

Alicja Kozłowska

specjalista z zakresu kadr i płac

Jeżeli w tym artykule nie znalazłeś rozwiązania swojego problemu – napisz redakcja2@inforfk.pl

Powiązane dokumenty

Potrzebujesz pomocy?
Konsultanci pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 17:00
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od IFK Platforma Księgowych
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK