do góry
Bezpłatny dostęp na 30 dni do INFORFK skorzystaj
Pobieranie danych...
Powrót do menu głównego
 
drukuj pomniejsz czcionkę pomniejsz czcionkę powiększ czcionkę
Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń 10/2021, data dodania: 20.09.2021

Porada w trakcie aktualizacji

Jak obliczyć wysokość diety, jeżeli wartość zapewnionego pracownikowi posiłku przewyższa ryczałt

PROBLEM

Jeden z naszych pracowników przebywał w zagranicznej podróży służbowej w Niemczech, która trwała 3 pełne doby i 16 godzin. W czasie tej podróży miał zagwarantowane przez pracodawcę 2 obiady oraz 3 śniadania, których wartość wyszczególniona na fakturze przekroczyła odpowiednio wysokość 30% i 15% ryczałtowego obniżenia diety (każde śniadanie wyceniono po 10 euro, a obiad po 16,5 euro). Jak w tej sytuacji obliczyć przysługującą pracownikowi należność z tytułu zagranicznych diet?

RADA

Diety przysługujące pracownikowi należy pomniejszyć o 15% za każde zapewnione śniadanie i o 30% za każdy zagwarantowany obiad. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

W opinii organów podatkowych, niezależnie od formy, w jakiej pracodawca zapewnił wyżywienie pracownikowi odbywającemu podróż służbową, ze zwolnienia podatkowego korzysta tylko ta część otrzymanego świadczenia z tytułu wyżywienia, która nie przekracza wysokości diety określonej w rozporządzeniu o podróżach służbowych. Dotyczy to również zwolnienia ze składek ZUS.

Jednak w wyroku z 25 lutego 2015 r. (III SA/Wa 2227/14) Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie nie zgodził się ze stanowiskiem Ministra Finansów (wyrażonym w interpretacji indywidualnej z 28 lutego 2014 r., IPPB2/415-850/13-4/MG). Zgodnie z tym stanowiskiem, w przypadku przekroczenia procentowego udziału danego posiłku w wysokości przysługującej diety po stronie pracownika powstanie przychód ze stosunku pracy w wysokości nadwyżki wartości zapewnionych przez pracodawcę posiłków ponad wysokość przysługującej pracownikowi diety. Powyższy wniosek stoi bowiem w sprzeczności zarówno z przepisami rozporządzenia o podróżach służbowych, jak i ustawy o pdof. Na podstawie rozporządzenia o podróżach służbowych oraz art. 775 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi z tytułu podróży służbowej przysługują należności na pokrycie kosztów tej podróży. Należności z tytułu diet mogą być rozliczane w sposób alternatywny, tj. albo poprzez zapewnienie wyżywienia, albo poprzez wypłatę diety, albo w systemie mieszanym. Zapewnienie pracownikowi posiłków stanowi zatem wypełnienie dyspozycji przepisów z zakresu prawa pracy. Powołany wyrok rozstrzygał kwestię tzw. ujemnej diety, a zatem przez analogię należy uznać, że ma zastosowanie również w przypadku Państwa pracownika.

PRZYKŁAD

Spółka stosuje przepisy ogólnego rozporządzenia o podróżach służbowych. Pracownik tej spółki odbył zagraniczną podróż służbową do Niemiec, która trwała 3 pełne doby i 16 godzin. Pracodawca zapewnił mu 2 bezpłatne obiady (o łącznej wartości 33 euro) oraz 3 śniadania, z których każde, według rachunku z hotelu, kosztowało 10 euro. W związku z tym diety powinny zostać pomniejszone 3-krotnie o 15% z tytułu śniadań i 2-krotnie o 30% o zapewnione obiady.

W tych okolicznościach:

  • określone procentowo obniżenia powinny zostać zastosowane niezależnie od faktycznej wartości zapewnionych posiłków,

  • ostateczna należność z tytułu diet powinna zostać ustalona w następujący sposób:

      • 4 x 49 euro (wysokość pełnej diety za dobę podróży do Niemiec) = 196 euro,

      • 15% x 49 euro = 7,35 euro x 3 śniadania = 22,05 euro,

      • 30% x 49 euro = 14,70 euro x 2 obiady = 29,40 euro,

      • 196 euro - 22,05 euro - 29,40 euro = 144,55 euro.

Zgodnie ze stanowiskiem organu podatkowego skoro diety i inne należności za czas podróży służbowej są wyłączone z podstawy wymiaru składek ZUS i podatku do wysokości określonej w rozporządzeniu o podróżach służbowych, w analizowanym przypadku pracownik z tytułu diet osiągnął podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu przychód o równowartości 11,55 euro, zgodnie z wyliczeniem:

[33 euro (wartość obiadów) + 30 euro (wartość śniadań) + 144,55 euro (kwota należnych diet)] - 196 euro (kwota wolna od składek ZUS i podatku) = 11,55 euro.

Natomiast biorąc pod uwagę stanowisko WSA, pracownik nie uzyska z tego tytułu żadnej korzyści.

W tej sytuacji rekomendowanym rozwiązaniem jest wystąpienie do Dyrektora KIS z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej. W przypadku niekorzystnego rozstrzygnięcia płatnik powinien zaskarżyć wydaną interpretację do WSA.

Rozliczanie podróży służbowych. Podmioty ze sfery budżetowej, rozliczając się z pracownikiem z odbytych przez niego wyjazdów w celach służbowych, muszą kierować się przepisami ogólnego rozporządzenia o podróżach służbowych.

Pracodawcy prywatni mają natomiast w tym zakresie wybór i mogą stosować:

  • postanowienia ww. rozporządzenia albo
  • własne zasady organizowania i opłacania delegacji, które powinny wynikać wprost z układu zbiorowego pracy lub z regulaminu wynagradzania bądź umowy o pracę, jeżeli w zakładzie nie obowiązuje żaden z wymienionych dokumentów.

W tym drugim przypadku pracodawcy mają dużą swobodę w formułowaniu postanowień przepisów wewnątrzzakładowych dotyczących podróży służbowych, jednak bezwzględnie muszą zagwarantować pracownikom minimalną wysokość diety. Wewnątrzzakładowe uregulowania nie mogą bowiem ustanawiać wysokości diety za dobę podróży służbowej (zarówno krajowej, jak i zagranicznej) na poziomie niższym niż dieta przysługująca pracownikowi sfery budżetowej za delegację na obszarze kraju.

Wyjazd zagraniczny. Z tytułu wyjazdu na polecenie pracodawcy poza granice Polski zatrudnionemu przysługują przede wszystkim diety będące ekwiwalentem pieniężnym przeznaczonym na pokrycie kosztów wyżywienia w czasie delegacji, a także na inne drobne wydatki. Diety te, według rozporządzenia o podróżach służbowych, są wypłacane na zasadach przedstawionych w tabeli.

Tabela. Zasady rozliczania diety z tytułu podróży służbowej

Wysokość należnej diety

Zasady pomniejszania diety z tytułu zapewnionych posiłków

  • za pełną dobę podróży - dieta przysługuje według załącznika do rozporządzenia o podróżach służbowych;
  • za niepełną dobę podróży zagranicznej trwającej:
  • do 8 godzin - przysługuje 1/3 ww. diety,
  • ponad 8 godzin do 12 godzin - przysługuje 50% ww. diety,
  • ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
  • Każdy zapewniony posiłek odpowiednio obniża dietę o:

- 15% - z tytułu śniadania,

- 30% - z tytułu obiadu,

- 30% - z tytułu kolacji.

  • Obniżyć dietę o ww. procent należy również w razie korzystania przez pracownika z usługi hotelowej, w ramach której zagwarantowano mu wyżywienie.
  • Gdy pracownikowi zapewniono w czasie zagranicznej delegacji bezpłatne całodzienne wyżywienie, przysługuje mu 25% diety obliczonej stosownie do czasu trwania podróży.
  • Jeżeli pracownik otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. W przypadku kiedy należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

PODSTAWA PRAWNA:

  • art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1574

  • art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162

  • § 13-14 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. z 2013 r. poz. 167

  • § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949

POWOŁANE INTERPRETACJE URZĘDOWE:

POWOŁANE ORZECZENIA SĄDÓW:

  • wyrok WSA w Warszawie z 25 lutego 2015 r. (III SA/Wa 2227/14)

Mariusz Pigulski

ekspert ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej

Jeżeli w tym artykule nie znalazłeś rozwiązania swojego problemu – napisz redakcja2@inforfk.pl

Potrzebujesz pomocy?
Konsultanci pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 17:00
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od IFK Platforma Księgowych
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK