do góry
Bezpłatny dostęp na 30 dni do INFORFK skorzystaj
Pobieranie danych...
Powrót do menu głównego
 
drukuj pomniejsz czcionkę pomniejsz czcionkę powiększ czcionkę
Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń 4/2019, data dodania: 20.03.2019

Porada aktualna na dzień 19-04-2019

Jak poinformować pracowników o nagrywaniu ich rozmów z klientami firmy

PROBLEM

Chcemy nagrywać rozmowy, które nasi pracownicy przeprowadzają z klientami firmy. Czy pracowników należy poinformować indywidualnie, na piśmie, o tym, że rozmowy telefoniczne są nagrywane, czy wystarczy w tym zakresie postanowienie w regulaminie pracy?

RADA

Nagrywanie przeprowadzanych przez pracowników rozmów z klientami firmy należy uznać za formę monitoringu. W takiej sytuacji pracownik powinien zostać uprzedzony o możliwości nagrywania rozmów poprzez odpowiednie postanowienie w regulaminie pracy oraz dodatkową informację otrzymaną od pracodawcy. Pracownik nowo zatrudniony powinien otrzymać od pracodawcy informację o monitoringu w formie pisemnej przed dopuszczeniem do pracy. W stosunku do pracowników już zatrudnionych poinformowanie może się odbyć w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy.

UZASADNIENIE

Głos pracownika zarejestrowany podczas rozmowy telefonicznej jest uważany za dane osobowe. Jest to bowiem informacja, która jednoznacznie pozwala zidentyfikować konkretną osobę fizyczną. Nagrywanie służbowych rozmów telefonicznych jest zatem jedną z form monitoringu pracownika. Dla dopuszczalności stosowania monitoringu konieczne jest spełnienie warunków określonych w Kodeksie pracy, tj. jego zastosowanie powinno być niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy (art. 223 § 1 i § 4 Kodeksu pracy).

Przykład

Pracodawca chce wprowadzić nagrywanie rozmów telefonicznych pracowników w celu oceny jakości ich pracy. Wprowadzenie monitoringu z tego powodu będzie niedopuszczalne. Taka przyczyna nie należy bowiem do celów, jakie pozwalają monitorować pracowników.

Przykład

Pracodawca zamierza wprowadzić nagrywanie rozmów telefonicznych pracowników w celu właściwego korzystania z powierzonych im telefonów służbowych. Chce bowiem ustalić, czy pracownicy korzystają z tych telefonów wyłącznie do celów typowo służbowych. Taki monitoring będzie prawnie dopuszczalny.

Wprowadzenie monitoringu rozmów telefonicznych wymaga m.in ustalenia celów, zakresu oraz sposobu zastosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 223 § 3 w zw. z art. 222 § 6 Kodeksu pracy). Powinni zatem Państwo wskazać w przepisach wewnętrznych, że celem wprowadzenia monitoringu jest np. użytkowanie telefonów służbowych przez pracowników w celach służbowych i że polega on na nagrywaniu rozmów służbowych z klientami firmy.

Wprowadzenie takiego monitoringu w zakładzie pracy wymaga zmiany regulaminu pracy. Należy ją przeprowadzić zgodnie z procedurą zmiany regulaminu pracy przewidzianą w Kodeksie pracy. Przede wszystkim pracodawca musi tę zmianę regulaminu pracy uzgodnić z zakładową organizacją związkową reprezentującą pracowników. W razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala samodzielnie pracodawca (art. 1042 Kodeksu pracy).

Jak wskazał Europejski Trybunał Praw Człowieka w Strasburgu w wyroku z 9 stycznia 2018 r. (skarga nr 1874/13) w postępowaniu Lopez Ribalda i inni przeciwko Hiszpanii, obserwacja i rejestrowanie pracowników bez uprzedniego poinformowania ich o nagrywaniu w pracy są naruszeniem prywatności.

Ponadto wprowadzając nagrywanie rozmów telefonicznych pracowników należy również:

1) poinformować już zatrudnionych pracowników o wprowadzeniu monitoringu w formie nagrywania rozmów, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Poinformowanie pracowników powinno nastąpić w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. poprzez powieszenie informacji na tablicy ogłoszeń, jej przesłanie do służbowych skrzynek e-mailowych pracowników (jeśli wszyscy je posiadają) czy udostępnienie w intranecie;

2) każdorazowo przed dopuszczeniem nowego pracownika do pracy przekazywać mu na piśmie informacje o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu polegającego na nagrywaniu rozmów;

3) wprowadzić oznaczenia dotyczące monitoringu rozmów telefonicznych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem;

4) zrealizować obowiązek informacyjny względem nagrywanych pracowników. Pracodawca jako administrator danych osobowych powinien także poinformować wszystkie monitorowane osoby, czyli zarówno pracowników, jak i inne osoby, które obejmuje monitoring, m.in. o:

● tożsamości i danych kontaktowych administratora,

● celu przetwarzania danych rejestrowanych w wyniku monitoringu,

● przysługujących monitorowanej osobie prawach,

● podstawie prawnej i okresie przetwarzania danych rejestrowanych w ramach monitoringu.

Pracownicy nie mogą sprzeciwić się wprowadzeniu monitoringu rozmów telefonicznych, jeżeli jest to uzasadnione celami określonymi w Kodeksie pracy. Należy jednak pamiętać, że nagrywanie pracowników nie może naruszać ich dóbr osobistych.

Podstawa prawna:

  • art. 222, art. 223, art. 1042 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2432

  • art. 12-13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - Dz.Urz. UE L z 2016 r. Nr 119, s. 1; ost.zm. Dz.Urz. UE L z 2018 r. Nr 127, s. 2

Małgorzata Mędrala,

radca prawny, doktor nauk prawnych, autorka wielu publikacji z zakresu prawa pracy

Jeżeli w tym artykule nie znalazłeś rozwiązania swojego problemu – napisz redakcja2@inforfk.pl

Powiązane dokumenty

Potrzebujesz pomocy?
Konsultanci pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 17:00
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od IFK Platforma Księgowych
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK