Jak rozliczyć podróż prezesa zarządu pełniącego funkcję na podstawie powołania

Prezes zarządu naszej spółki na początku kwietnia 2018 r. wyjechał służbowo do kontrahenta do Niemiec. W tym celu wykorzystał prywatny samochód. Z prezesem nie został nawiązany stosunek pracy ani zlecenia. Swoją funkcję sprawuje wyłącznie na podstawie powołania. Czy w związku z tym przysługują mu nieobciążone podatkiem dochodowym należności z tytułu tej podróży, w tym kilometrówka? Po jakim kursie powinniśmy je ustalić, jeżeli prezes nie pobrał zaliczki na poczet kosztów tego wyjazdu?

Jeżeli należności z tytułu podróży prezesa zarządu nie zostały przez niego zaliczone do kosztów uzyskania przychodów oraz zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów przez spółkę, stanowią one dla tej osoby przychód. Jest on jednak zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych oraz ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne do wysokości określonej w przepisach dotyczących podróży służbowych pracowników sfery budżetowej albo zgodnie z uchwałą wspólników lub umową spółki - jeżeli nie są one korzystniejsze niż przepisy ww. rozporządzenia. Nadwyżka ponad ustalone w rozporządzeniu limity podlega bowiem opodatkowaniu podatkiem dochodowym i oskładkowaniu. Dokonując przeliczenia kosztów podróży na polską walutę, należy zastosować kurs waluty zagranicznej ogłoszony przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania z tego tytułu przychodu przez prezesa/poniesienia kosztu przez spółkę.