do góry
Bezpłatny dostęp na 30 dni do INFORFK skorzystaj
Pobieranie danych...
 
data dodania: 18.07.2022
codzienne aktualności na Twojej komórce - pobierz aplikację mobilną
 

Czy biuro rachunkowe musi wyprowadzać zaległości klienta, gdy wynikają one z nieterminowego dostarczania dokumentów

Podpisałam umowę ze spółką z ograniczoną odpowiedzialnością o świadczenie usług księgowych. Spółka wykonywała działalność szkoleniową (nie była podatnikiem VAT). Przez cały 2021 r. przesyłała mało dokumentów (w poprzednich latach też nie miała ich wiele). Na koniec 2021 r. przesłała zaległy plik za wiele miesięcy wstecz i okazało się, że zaczęła już dawno prowadzić inną działalność w 2021 r. - najem krótkoterminowy. Cennik przygotowany dla spółki zawierał niewielkie stawki, określone przedziały dla danej liczby dokumentów. Ceny ustalałam na podstawie informacji o działalności spółki (nie ma tego wyrażonego wprost w umowie). Oświadczyłam klientowi, że nie zaksięguję mu zaległego roku w takiej cenie, jak wynikało z cennika, gdyż zmienił on w trakcie roku działalność i nie poinformował mnie o tym. Poza tym nie dostarczał dokumentów zgodnie z umową do 10 dnia następnego miesiąca, lecz z olbrzymim opóźnieniem. Klient wystosował do mnie wezwanie do wykonania umowy w cenie uzgodnionej przez strony. Jakiej argumentację mogłabym użyć w odpowiedzi na to wezwanie? Czy stanowisko klienta jest uzasadnione?

W rozpatrywanym przypadku należy sądzić, że działanie klienta stanowi naruszenie umowy i nie powinien wywodzić z niej korzystnych dla siebie skutków prawnych. Tym samym żądania klienta należałoby uznać za niezasadne. 

W przypadku usług księgowych ustalony zwyczaj przewiduje, że cena określana jest na podstawie działalności prowadzonej przez klienta (tu spółkę), gdyż biura rachunkowe, przygotowując ofertę dla klienta, pozyskują od niego informacje nie tylko o liczbie dokumentów, lecz także o rodzaju prowadzonej działalności. W przedmiotowej sprawie księgowa powinna twierdzić, że cena została ustalona w oparciu o dwie przesłanki, tj.: liczbę dokumentów (wyrażoną wprost w umowie) oraz rodzaj prowadzonej działalności - co wynika z ustalonych zwyczajów, gdyż umowa wprost nie przewiduje, żeby cena była niezależna od rodzaju działalności. Niestety nie ma jednak pewności, czy sąd w razie sporu przyjąłby taką argumentację. Dlatego lepiej w umowie zawrzeć jednak zapis, że cena jest uzależniona od rodzaju prowadzonej działalności i klient ma obowiązek niezwłocznie informować biuro o zmianach w tym zakresie.

Nienależyte wykonanie umowy przez klienta

Niewątpliwie spółka (klient) nie wywiązała się z umowy o świadczenie usług księgowych, gdyż zapisy umowy w sposób jednoznaczny przewidywały, że dokumenty z poprzedniego miesiąca należy dostarczać do 10 dnia następnego miesiąca. W treści umowy nie było żadnych wyjątków, które pozwalałaby na dostarczanie dokumentów raz na rok czy pół roku, bez względu na ich liczbę.

Umowę o świadczenie usług księgowych można byłoby interpretować w taki sposób, że określona cena za usługę (abstrahując od tego, czy dotyczy tylko liczby dokumentów, czy też rodzaju działalności) obowiązuje pod warunkiem dostarczania dokumentacji terminowo, a nie księgowania kumulatywnie jej pod koniec roku czy na jego początku, gdzie koszty działalności biura są największe, a tym bardziej wyższe po wejściu w życie Polskiego Ładu. Cena ustalana jest na podstawie założenia, że umowa będzie wykonywana zgodnie z jej treścią i naturą, a druga strona zrealizuje swoje obowiązki z niej wynikające.

Umowy nie można zatem interpretować w taki sposób, że biuro rachunkowe zobowiązane jest do wykonywania swoich usług na warunkach określonych w umowie, a druga strona nie musi jej przestrzegać i że wszelkie negatywne konsekwencje nienależytego wykonania umowy poniesienie biuro rachunkowe.

Prawo do wypowiedzenia umowy

W sytuacji, w której umowa dla obu stron przestaje być korzystna, mają one prawo do jej wypowiedzenia na warunkach określonych w tej umowie albo w przepisach prawa. Prawo wypowiedzenia umowy zostało przewidziane nie tylko z korzyścią dla klienta, lecz także dla biura rachunkowego, np. w sytuacji, gdy obsługa klienta wiąże się dla niego z ponoszeniem straty. Jest ustalony zwyczaj, że w przypadku zmiany przedmiotu działalności klienta informuje on o tym biuro rachunkowe. Taka informacja jest niezbędna do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy. Wiąże się bowiem z możliwością przekazywania klientowi informacji dotyczącej tej działalności nie tylko w zakresie księgowym, ale też sposobu jej rozliczania. Terminowe przekazywanie dokumentacji i informacji umożliwia biuru rachunkowemu bieżącą weryfikację ryzyka obsługi księgowej danego klienta i ocenę jej opłacalności. W przypadku gdy dana umowa jest niekorzystna dla biura, ma ono możliwość jej wypowiedzenia. W przedmiotowej sprawie nieterminowe dostarczanie dokumentacji i informacji stanowiące nienależyte wykonanie wynikających z umowy obowiązków pozbawiło biuro rachunkowe możliwości wypowiedzenia umowy od razu, gdy klient rozpoczął nową działalność. W prawie zobowiązań jest taka reguła, że strona umowy nie może wywodzić dla siebie korzyści, które nastąpiły w wyniku nienależytego przez nią jej wykonania (por. art. 471 Kodeksu cywilnego).

Umowa o świadczenie usług księgowych a umowa o "wyprowadzenie zaległości"

Oprócz tego można byłoby pokusić się nawet o twierdzenie, że w przedmiotowej sprawie nie jest już świadczona usługa księgowania spółki na bieżąco, lecz tzw. "wyprowadzanie zaległości" (księgowanie dokumentów, które nie były dostarczane na bieżąco), dodatkowo powiązane z istotną zmianą przedmiotu działalności przez spółkę, o której biuro rachunkowe nie zostało poinformowane na bieżąco. Ceny tej usługi nie były ustalone w umowie i tak naprawdę na tą usługę należałoby zawrzeć odrębną umowę. Za uznaniem takiego działania za odrębną usługę przemawia: inny sposób jej wykonania, czyli księgowanie zaległości, kumulacja pracy w danej jednostce czasu za wiele okresów rozliczeniowych i związane z nią wyższe koszty biura rachunkowego, konieczność analizy wywiązania się z obowiązków z przeszłości, gdy często strony uczestniczące w czynności nie zawsze pamiętają o okolicznościach istotnych dla procesu księgowania.

Szkoda spowodowana przez klienta

Nie budzi wątpliwości, że spółka (klient) naruszyła postanowienia umowy o terminie dostarczania dokumentów, a zatem nienależycie wykonała umowę. Podmiot, który nienależycie wykonuje umowę (np. terminowo nie dostarcza dokumentów), obowiązany jest do naprawienia wynikłej stąd szkody. Tutaj szkodą mogłaby być konieczność poniesienia ponad wymiarowych nakładów na "zaksięgowanie spółki". Zwiększone nakłady wynikają z wielu czynników, takich jak:

  • konieczność zatrudnienia nowej księgowej lub opłacenia pracy "nadwymiarowej" przez księgową w biurze,
  • wprowadzony Polski Ład i związane z nim problemy, które zajmują ponadprzeciętną ilość czasu pracy księgowych,
  • początek roku kalendarzowego, który jest tradycyjnie najpracowitszym czasem pod względem wypełniania obowiązków przez biuro księgowe,
  • trudności w pozyskaniu na rynku wykwalifikowanych księgowych (szczególnie na początku roku kalendarzowego).

Podstawa prawna:

  • art. 56, art. 65, 3531, 471 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - j.t. Dz.U z 2020 r. poz.1740

Marcin Szabłowski

Komplet PREMIUM - Klasyfikacja budżetowa 2022 z programem online na 12 m-cy

Komplet zawiera ujednoliconą wersję klasyfikacji budżetowej uwzględniającą zmiany wprowadzone w rozporządzeniu Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, w tym nowe paragrafy dotyczące m.in. wynagrodzeń nauczycieli obowiązujące od 1 stycznia 2022 r.

Kup już za: 199.00 zł 328.00 zł

Potrzebujesz pomocy?
Konsultanci pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 17:00
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od IFK Platforma Księgowych
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK