do góry
Bezpłatny dostęp na 30 dni do INFORFK skorzystaj
Pobieranie danych...
 
data dodania: 13.05.2020
codzienne aktualności na Twojej komórce - pobierz aplikację mobilną
 

Skan faktury jako dowód księgowy

Chcąc ograniczyć do minimum zagrożenie koronawirusem, wiele firm wprowadza środki ostrożności w postaci elektronicznego przekazywania faktur. Jednym z takich bezpiecznych, bo „bezdotykowych” środków jest elektroniczne przesyłanie przez sprzedawcę skanu faktury w postaci PDF. Takie skany faktur często są również przekazywane (poprzez e-mail lub np. link do obrazu faktury) biurom księgowym w celu ich zaewidencjonowania.

Otrzymany drogą mailową skan faktury papierowej może zostać ujęty w księgach rachunkowych nabywcy w analogiczny sposób, jak "tradycyjna" faktura papierowa. Muszą być jednak spełnione warunki uznania tego skanu za dowód księgowy, by można było go wprowadzić do ksiąg rachunkowych. Warunki te są identyczne, jak w przypadku "tradycyjnego" dokumentu. Zostały one określone w art. 21 ustawy o rachunkowości. Skan faktury musi zawierać :

  1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
  2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
  3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
  4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
  5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
  6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Ustawa o rachunkowości wskazujeprzy tym, że można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w punktach 1-3 i 5, jeśli wynika to z odrębnych przepisów. O ile w przypadku pkt 1-3 każda faktura (a więc i jej skan) zawiera wymagane dane, to księgowi nadal mają czasami wątpliwości co do tego, czy brak podpisu (wskazany w pkt 5) na fakturze wyklucza ją z uznania za ważny dowód księgowy. Należy zatem przypomnieć, że w przypadku faktur (a więc i ich skanów) nie ma obowiązku ich podpisywania podczas wystawiania, jak i otrzymywania. Takie przepisy obowiązują od 2004 r., tj. od czasu przystąpienia Polski do Unii Europejskiej. Zatem skan faktury bez podpisu jest w pełni zgodnym z przepisami dowodem księgowym.

Należy przy tym zaznaczyć, że przed wprowadzeniem skanu faktury do ksiąg rachunkowych, powinien być - jak każdy inny dowód księgowy - poddany kontroli merytorycznej, formalno-prawnej i rachunkowej.

Czytaj więcej w artykule: "Skan faktury jako dokument księgowy" >>

Przedsiębiorca i pracodawca w kryzysie – komplet e-booków

Komplet poradników w których kompleksowo omawiamy rozwiązania antykryzysowe dla przedsiębiorców i pracodawców wprowadzone w związku z pandemią koronawirusa. W publikacjach przedstawiamy m.in.: udogodnienia w płatnościach podatków, instrumenty pomocowe służące poprawie płynności finansowej przedsiębiorców a także praktyczne wskazówki i omówienie podstawowych instytucji i narzędzi prawa pracy – takich jak przestój, zwolnienia grupowe lub zmiana warunków wynagradzania, które mogą być wykorzystywane przez pracodawców. W poradnikach opisujemy instrumenty

Kup już za: 79.00 zł

Potrzebujesz pomocy?
Konsultanci pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 17:00
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od IFK Platforma Księgowych
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK