do góry
Bezpłatny dostęp na 30 dni do INFORFK skorzystaj
Pobieranie danych...
 
data dodania: 20.01.2020
codzienne aktualności na Twojej komórce - pobierz aplikację mobilną
 

Zmiana papierowej dokumentacji pracowniczej na elektroniczną

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca może podjąć decyzję o digitalizacji dokumentacji pracowniczej, czyli o zmianie formy prowadzenia z papierowej na elektroniczną. Proces ten obejmuje wykonanie odwzorowania cyfrowego dotychczasowych papierowych egzemplarzy dokumentów, opatrzenie ich wymaganymi podpisami lub pieczęciami elektronicznymi oraz umieszczenie w specjalnie przygotowanym do tego systemie informatycznym. Ważnym elementem procesu digitalizacji jest powiadomienie pracowników o zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz przekazanie im jej papierowej wersji. Jeśli jest to niemożliwe, należy ją zniszczyć.

W przypadku podjęcia decyzji o zastąpieniu papierowej formy dokumentacji pracowniczej formą elektroniczną trzeba pamiętać o spełnieniu wymagań dla systemów informatycznych przeznaczonych do przechowywania e-dokumentacji pracowniczej. Muszą one umożliwiać zamieszczenie w nich wszystkich wymaganych prawem dokumentów związanych ze stosunkiem pracy w sposób w pełni bezpieczny.

Przepisy Kodeksu pracy oraz rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej precyzyjnie wskazują, jakie wymagania powinien spełniać system informatyczny przeznaczony do prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Zatem pracodawca przed podjęciem decyzji o prowadzeniu dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej powinien zweryfikować, czy system informatyczny, którym dysponuje lub w który planuje się zaopatrzyć, spełnia kryteria przewidziane w przepisach prawa pracy.

Pracodawca musi więc zweryfikować, czy jego system informatyczny przeznaczony do prowadzenia dokumentacji pracowniczej posiada wszystkie niezbędne funkcjonalności. Dobrą praktyką jest przeprowadzenie audytu takiego systemu, podczas którego zostanie sprawdzona każda ze wskazanych w przepisach funkcjonalności.

Czytaj więcej w artykule: " Zmiana papierowej dokumentacji pracowniczej na elektroniczną - obowiązki pracodawcy" >>

Kodeks pracy 2020. Praktyczny komentarz z przykładami

Publikacja uwzględnia najnowsze zmiany w zakresie prawa pracy dotyczące nowych zasad postępowania przed sądami pracy oraz ustalania płacy minimalnej w 2020 r. Zawiera aktualną treść przepisów oraz kompleksowy i praktyczny komentarz do każdego działu Kodeksu pracy. Pomocą w zrozumieniu i stosowaniu nowych rozwiązań prawnych są liczne przykłady, wzory dokumentów oraz tabelaryczne zestawienia.

Kup już za: 129.00 zł

Potrzebujesz pomocy?
Konsultanci pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 17:00
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od IFK Platforma Księgowych
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK