INFOR.pl
Drukuj

Czy można e-mailem potwierdzić saldo inwentaryzowanych rozrachunków

Ustawa o rachunkowości nakazuje inwentaryzowanie należności z kontrahentami drogą potwierdzenia salda. Potwierdzenie salda może być dokonane drogą elektroniczną (e-mail). Warto jednak wiedzieć, że taka forma musi spełniać pewne warunki.

Ustawa o rachunkowości nakazuje inwentaryzowanie rozrachunków z kontrahentami drogą potwierdzenia sald (art. 26 uor). Przepisy prawa bilansowego nie określają jednak technicznego sposobu jak należy to zrobić. Najczęściej jednostki robią to w formie listowej „papierowej”. W tym celu sporządza się trzy egzemplarze potwierdzenia salda, z których jeden zostaje u wierzyciela, dwa są wysyłane do dłużnika. Dłużnik po potwierdzeniu salda jeden egzemplarz zostawia w swojej dokumentacji, a jeden odsyła wierzycielowi.  W dobie powszechnej elektronizacji, jednostki często zastanawiają się, czy mogą taką tradycyjną „papierową” metodę zastąpić wysłaniem prośby o potwierdzenie salda e-mailem. Wydane w 2019 r. stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami (Dz. Urz. Min. Fin. z 2019 r. poz. 83) jednoznacznie wskazuje, że taka forma potwierdzenia jest dozwolona.

Wezwanie do potwierdzenia wysokości salda oraz odpowiedź na nie mogą być wymienione pomiędzy kontrahentami drogą elektroniczną (np. w postaci wiadomości e-mail), jeżeli ta forma potwierdzania stanu wzajemnych rozrachunków została przez nich uzgodniona, a przekazane informacje zostaną odpowiednio uwierzytelnione.

Należy jednak zwrócić uwagę, że Komitet Standardów Rachunkowości uzależnia użycie tej metody od tego czy:

  • forma potwierdzenia salda e-mailem została uzgodniona między kontrahentami (co w praktyce oznacza, że obie jednostki muszą zgodzić się na potwierdzenie salda drogą elektroniczną),
  • przekazane informacje zostały odpowiednio uwierzytelnione (co oznacza, że trzeba zadbać, by e-mail z prośbą o potwierdzenie salda dotarł na adresy e-mailowe upoważnionych osób ze służb finansowo-księgowych).

Podstawa prawna:

  • art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz. U. z 2019 r. poz. 351, ost. zm. Dz.U z 2019 r. poz. 1680,

  • pkt 8 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości z 1 sierpnia 2019 r. w sprawie rozrachunków z kontrahentami – Dz. Urz. Min. Fin. z 2019 r. poz. 83.

Oprac. Paweł Muż