do góry
Bezpłatny dostęp na 30 dni do INFORFK skorzystaj
Pobieranie danych...
 
data dodania: 07.02.2019
codzienne aktualności na Twojej komórce - pobierz aplikację mobilną
 

Jak wypełniać i kiedy składać nowe formularze ZUS

Płatnicy składek, którzy chcą tylko przez 10 lat przechowywać dokumentację pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych po raz pierwszy w latach 1999-2018, muszą przekazać do ZUS dwa nowe formularze. W pierwszej kolejności należy złożyć oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych ZUS OSW, a potem same raporty ZUS RIA.Płatnik składek ma wówczas 12 miesięcy (od złożenia oświadczenia ZUS OSW) na ich uzupełnienie. Niezależnie od daty zatrudnienia ubezpieczonych, od stycznia 2019 r. pracodawcy i zleceniodawcy zobowiązani są przekazywać dodatkowe dane na nowym formularzu ZUS RPA oraz w poszerzonym dokumencie ZUS ZWUA.

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują regulacje skracające z 50 do 10 lat okres przechowywania przez płatników składek dokumentacji pracowniczej (w tym płacowej) osób zatrudnionych w ramach umowy:

  •     o pracę,
  •     zlecenia,
  •     agencyjnej lub
  •     innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

W przypadku pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych po raz pierwszy w latach 1999-2018, skrócenie to zostało uzależnione od przekazania przez pracodawcę (zleceniodawcę) raportu informacyjnego ZUS RIA, zawierającego dane niezbędne do ustalenia w przyszłości prawa i wysokości świadczeń emerytalno-rentowych. Jeżeli pierwsze zatrudnienie nastąpiło po 2018 r., skrócenie okresu przechowywania akt jest obligatoryjne. W tym przypadku również należy przekazywać do ZUS dodatkowe informacje.
Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych - ZUS OSW.

Płatnicy składek, którzy zatrudnili pracowników lub zleceniobiorców po raz pierwszy w latach 1999-2018, aby skorzystać z możliwości skrócenia okresu przechowywania ich dokumentacji z 50 do 10 lat, muszą w pierwszej kolejności złożyć druk oświadczenia ZUS OSW. Jest to krótki dokument, składający się jedynie z trzech bloków.

W bloku I formularza płatnik składek zamieszcza własne dane identyfikacyjne, które już wcześniej podał w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA, ZUS ZFA, ZUS ZIPA lub we wpisie do KRS/CEIDG, tj. numery NIP i REGON, nazwę skróconą płatnika składek (podaną w zgłoszeniu płatnika składek, we wniosku CEIDG-1 lub w formularzu NIP-8 złożonym w urzędzie skarbowym). Jeśli płatnik jest osobą fizyczną podaje również numer PESEL (lub numer dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej - gdy numer PESEL nie został nadany), a także własne imię i nazwisko oraz datę urodzenia.

Blok II. formularza to zasadnicza część tego dokumentu. W tym bloku płatnik składek oświadcza, że zamierza przekazać raporty informacyjne za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych po raz pierwszy w latach 1999 - 2018 albo odwołuje to oświadczenie (jeśli już je złożył i chce wycofać). Należy jednak podkreślić, że odwołanie oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych jest możliwe wyłącznie do czasu przekazania pierwszego raportu informacyjnego. Odwołanie oświadczenia oznacza, że płatnika składek nadal obowiązuje 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Natomiast w bloku III. formularza ZUS OSW płatnik składek podaje dzień, w którym wypełnia dokument, a także składa podpis (lub podpis składa osoba przez niego upoważniona) i zamieszcza swoją pieczątkę.

Należy podkreślić, że wskazanie daty wypełnienia oświadczenia jest bardzo ważne, gdyż to właśnie od tej daty liczy się roczny termin na złożenie raportów informacyjnych ZUS RIA za wszystkich pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych po raz pierwszy w latach 1999-2018, którzy zostali już wyrejestrowani z ubezpieczeń.

Przykład

Płatnik składek w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. zatrudniał 15 pracowników oraz 10 zleceniobiorców. Kilku pracowników i zleceniobiorców płatnik składek wyrejestrował z ubezpieczeń przed 1 stycznia 2019 r., a pozostałych ubezpieczonych nadal zatrudnia. W związku z wejściem w życie przepisów skracających okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedsiębiorca postanowił skorzystać z tych regulacji. Złożył więc formularz ZUS OSW, w którym jako datę wypełnienia oświadczenia wskazał 7 stycznia 2019 r. Oznacza to, że najpóźniej do 7 stycznia 2020 r. płatnik składek zobowiązany jest złożyć raporty informacyjne ZUS RIA za pracowników i zleceniobiorców, których wyrejestrował z ubezpieczeń przed dniem złożenia tego oświadczenia (a więc przed 7 stycznia 2019 r.). Raporty informacyjne za pozostałe osoby (nadal zatrudnione) płatnik składek będzie zobowiązany przekazywać do ZUS wraz z wyrejestrowaniem każdego z nich z ubezpieczeń.

INFORLEX Księgowość i Kadry



Kompleksowa baza wiedzy adresowana do księgowych, kadrowych z rynku firm oraz biur rachunkowych.

Zawiera:
ujednolicone akty prawne, porady i artykuły publikowane w czasopismach INFOR PL, profesjonalne doradztwo ekspertów, zaawansowane narzędzia i funkcjonalności

Kup już za: 425.00 zł

Potrzebujesz pomocy?
Konsultanci pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 17:00
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od IFK Platforma Księgowych
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK