do góry
Bezpłatny dostęp na 30 dni do INFORFK skorzystaj
Pobieranie danych...
 
data dodania: 13.09.2018
codzienne aktualności na Twojej komórce - pobierz aplikację mobilną
 

Jak informować pracowników o zmianie okresu przechowywania akt osobowych

W przyszłym roku wraz ze świadectwem pracy trzeba będzie wydawać pracownikom dodatkowe informacje o okresie przechowywania akt osobowych. Niewystarczające będzie przytoczenie treści przepisów o okresach przechowywania dokumentacji, lecz konieczne będzie wskazanie konkretnych dat. Nie będzie jednak obowiązku przekazywania kolejnej informacji w przypadku, gdy zmieni się lub będzie się mógł zmienić okres przechowywania dokumentacji pracownika.

Od 1 stycznia 2019 r. ulegnie skróceniu okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Pracodawca będzie zobligowany do przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia. Dokumentacja powinna być również przechowywana przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 1 pkt 3 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją).

Należy zwrócić uwagę, że taki okres przechowywania dokumentacji - zamiast obecnych 50 lat - nie będzie dotyczyć od początku przyszłego roku automatycznie wszystkich pracowników.   Przechowywanie dokumentacji będzie uzależnione od momentu zatrudnienia i wypełnienia dodatkowych obowiązków przez pracodawcę.

W razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy będzie wydawał pracownikowi - w postaci papierowej lub elektronicznej (czyli np. za pomocą e-maila) - informację o:

  1. okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  2. możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania tej dokumentacji,
  3. zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania przez pracownika w przewidzianym okresie.

Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej nie może sprowadzać się tylko do wskazania, że będzie ona przechowywana przez 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się zatrudnienie. Zamieszczenie w niej wprost jedynie zapisów Kodeksu pracy dotyczących okresu przechowania dokumentacji nie wypełnia istoty tej informacji. Pracodawca powinien doprecyzować ten okres w czytelny dla pracownika sposób, poprzez podanie konkretnych dat.

Oprac. Marek Rotkiewicz

Odsłuchaj swoje aktualności >>

Kodeks pracy 2018. Praktyczny komentarz z przykładami + Zmiany w Kodeksie pracy w 2018 r.

Publikacja „Kodeks pracy 2018. Praktyczny komentarz z przykładami” zawiera treść ustawy oraz praktyczny komentarz do każdego działu Kodeksu pracy ze szczególnym uwzględnieniem najnowszych zmian. Stan prawny publikacji został zaktualizowany na dzień 1 sierpnia 2018 r. w załączonym e-booku „Zmiany w Kodeksie pracy w 2018 r.”.

Kup już za: 89.00 zł

Potrzebujesz pomocy?
Konsultanci pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 17:00
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od IFK Platforma Księgowych
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK