Jak rozliczyć w księgach rachunkowych zaliczkę na zagraniczną podróż służbową przekazaną w złotówkach

PROBLEM

Za zgodą pracownika wypłaciliśmy mu zaliczkę na poczet zagranicznej podróży służbowej w złotych polskich. Według jakich kursów należy rozliczyć tę zaliczkę i jak ująć ją w księgach rachunkowych?

RADA

Rozliczając zaliczkę wypłaconą w złotych polskich na poczet zagranicznej podróży służbowej, pracodawca musi zastosować dwa kursy, jeden dla rozliczeń podatkowo-rachunkowych dotyczących poniesionych kosztów (tj. kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia podróży służbowej), a drugi w celu rozliczenia się z pracownikiem (tj. średni kurs NBP z dnia wypłacenia zaliczki). Szczegóły wraz ujęciem w księgach rachunkowych - w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Przy wyjeździe w zagraniczną podróż służbową pracownik powinien otrzymać zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie) wskazuje (§ 20), że: